ワークフローシステムのおすすめ19製品を比較！選び方やタイプ別のサービスを紹介【2024年最新】

当記事では、編集部がおすすめするワークフローシステム19製品を比較して紹介します。

また、製品の価格、機能、無料トライアルの有無などを一括で確認できる、おすすめのワークフローシステム19製品のワークフローシステムの一覧比較表を作成しました。これを見れば自社に合うであろう製品を簡単に絞り込めるでしょう。

ワークフローシステムの一覧比較表を見る

また、記事内では、そもそもワークフローシステムとは何かや選び方・比較ポイントも解説します。ぜひ最後までご覧ください。

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ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、企業や組織内での申請・承認・決裁などの一連の業務プロセスを電子化するシステムです。従来は紙やExcelで行っていた稟議書や経費精算、休暇申請などの手続きを電子化することで、業務の効率化とミスの軽減が図れます。

例えばワークフローシステムでは、申請書の作成や承認フローの手間を削減し、進捗状況の把握も簡単です。さらに、紙媒体の使用が減り、印刷費や郵送費といったコスト削減にもつながります。

また、ワークフローシステムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型は初期費用が低く、インターネット環境さえあればすぐに利用を開始できるのが特徴です。アップデートも自動で行われるため、管理の手間がかかりません。

一方、オンプレミス型は自社サーバーにワークフローシステムを構築するため、初期費用は高額です。しかし、細かなカスタマイズが可能で、ランニングコストを抑えられるメリットがあります。

ワークフローシステムの導入は、リモートワークの推進にも有効です。特にコロナ禍においてリモートワークが普及したことで需要が高まっています。

本章では、そもそもワークフローシステムとは何か？について解説しました。次章では、主な機能を紹介します。

業務効率化を助ける主な機能を解説

ワークフローシステムには、以下のような多様な機能が搭載されています。


本章では、ワークフローシステムの主な機能について解説しました。次章では、3つのタイプを紹介します。

ワークフローシステムの3つのタイプを紹介

本章では、ワークフローシステムの3つのタイプを紹介します。自社に向いているタイプがどれか判断するためもぜひご覧ください。

大企業向け

大企業においては、各部署や部門を跨いで多くの人が承認プロセスに関与するため、高度なカスタマイズ性のあるワークフローシステムが求められます。

具体的には、複雑な条件分岐や、規定人数以上の承認を得た場合に決裁とする多数決承認など、多様な方法に対応したワークフローシステムがおすすめです。これにより、企業独自の承認フローを効率的に構築できます。

さらに、大企業では従業員数が多いため、人事異動に伴うワークフローシステムのメンテナンスが頻繁に発生しがちです。そのため、組織改正に伴うデータをあらかじめ登録し、組織改正日に自動で新組織に移行する機能を持つワークフローシステムは、担当者の作業時間を削減し、より効率的な運用を実現するでしょう。

また、大企業向けのワークフローシステムでは、コンサル会社が導入から運用までをサポートするケースが多く、どの場面に組み込むのが最適かなど、専門的なアドバイスを受けながら運用できます。

中小企業向け

中小企業においては、役職の階層が少なく、承認プロセスもシンプルであるため、直感的に操作可能なワークフローシステムが求められます。例えば、ドラッグ＆ドロップで簡単に自社独自の申請フォームや申請ルートを作成できる製品がおすすめです。

また、あらかじめ用意された多彩な申請書テンプレートを利用することで、迅速に運用を開始できます。テンプレートの数はワークフローシステムによって異なり、30種類程度から1,000種類以上までありますので、導入前に自社で活用できそうなテンプレートが揃っているか確認しましょう。

さらに、中小企業ではコストパフォーマンスも重要な要素です。そのため、初期費用が低く、月額料金も抑えられるクラウド型のワークフローシステムを特におすすめします。

クラウド型ワークフローシステムは、インターネット環境があればすぐに利用を開始でき、アップデートも自動で行われるため、管理の手間がかかりません。また、サポート体制が充実している製品を選ぶことで、導入後の運用もスムーズです。

Excelと連携したい企業向け

Excelと連携したい企業は、現行のExcelフォーマットをそのままワークフローシステムにインポートして申請書フォームを作成するタイプがおすすめです。このタイプでは、見慣れたレイアウトを維持したままWebフォームに移行できるため、専門的な知識やツールを使用せずに簡単に申請フォームを完成させられます。

Excelで申請書を作成している企業にとって、利便性が高く、既存の業務フローを大きく変えずに導入できるため、ワークフローシステムの社内浸透もスムーズです。また、Excelだけでなく、WordやPDFの帳票や申請書も取り込んで利用できる製品も存在します。

ただし、ワークフローシステムの導入時には、申請書ごとのフロー自体の見直しを行うことも推奨されています。既に社内で確立された承認経路がベストな状態である場合には、この見直しを行わずに導入することも可能です。

事前にフローを適切な状態に整えておくことで、ワークフローシステム導入の初期段階での混乱を避け、円滑な運用を開始できます。

本章では、ワークフローシステムの3つのタイプについて解説しました。次章では、比較ポイント・選び方を紹介します。

ワークフローシステムの比較ポイント・選び方

本章では、ワークフローシステムの比較ポイント・選び方を紹介します。導入後に自社に合わなかったと後悔しないためにもぜひご覧ください。

自社が採用している承認フローに適しているか

ワークフローシステムの選び方として、自社の承認フローに適しているかを確認しましょう。特に、独自の商習慣や複雑な承認ルートを持つ企業では、その運用に沿った設計が求められます。

例えば、代理承認設定や複雑な条件分岐、特定の金額や内容に応じた承認者の変更が可能であるワークフローシステムが適しているでしょう。

特に大企業では、稟議や申請内容によって異なる承認ルートが必要な場合が多く、承認経路の自動判断や条件分岐機能を持つワークフローシステムが便利です。

ただ、クラウド型のワークフローシステムには、承認経路のカスタマイズに対応していない製品もあるため、注意してください。

搭載されている機能が十分か

ワークフローシステムを選定する際、搭載されている機能が自社のニーズに十分に対応しているかを比較しましょう。ワークフローシステムには、申請フォームの作成やWeb承認・決裁などの基本的な機能を備えたシンプルな製品から、文書管理やタイムスタンプ（電子帳簿保存法対応）などの多様な機能を搭載した高度な製品まで様々です。

自社の運用に必要な機能が何かを明確にし、それに対応するワークフローシステムを選ぶことが求められます。選定の際には、資料請求を活用して各社の機能や特徴を詳細に把握することが有効です。

ただし、従業員のITリテラシーがそれほど高くない場合、多機能のワークフローシステムは使いにくさを感じさせることがあります。そのため、必要な機能に絞り、直感的に操作できるユーザーフレンドリーなUIを採用したワークフローシステムを選ぶことが重要です。

既存ツールやアプリとの連携が可能か

ワークフローシステムを選定する際、既存のツールやアプリケーションとの連携が可能かどうかを確認しましょう。多くのワークフローシステムは、グループウェアや経費精算システム、会計ソフトなどの業務ツールと幅広く連携できるように設計されています。

例えば、SlackやChatwork、Teamsなどのビジネスチャットツールとの連携も可能で、承認処理の通知をチャット上で受け取ることが可能です。加えて、一部のワークフローシステムでは、通知の受信だけでなく、チャットアプリ上で直接申請や承認が行える機能も提供されています。

また、外部ツールと連携することで情報の一元管理が実現し、業務全体の効率向上が期待できます。経費精算や会計ソフトとワークフローシステムの連携により、バックオフィス業務を一貫して完結できるため、手作業によるデータ入力の手間がかかりません。

社員全員が使いやすい操作性か

ワークフローシステムの選び方において、社員全員が直感的に操作できるかが重要です。使いやすい製品を選ぶことで、トレーニング時間の短縮やエラーの減少が期待でき、結果的に社内での浸透と業務効率化がスムーズになるでしょう。

特に、ITリテラシーが高くない従業員が多い場合には、スムーズに使用できるように、操作画面が分かりやすく、簡単に申請書を作成できるワークフローシステムを選ぶことが求められます。

ワークフローシステムの操作性を確認するためには、無料トライアルを積極的に活用して比較しましょう。実際の操作性を試してから本格導入を決定できます。トライアル期間中に従業員からのフィードバックを収集し、使いやすさや操作性に関する評価を行うことで、導入後のトラブルを未然に防止可能です。

次章では、おすすめワークフローシステム19製品のワークフローシステムの一覧比較表を紹介します。気になる製品をピックアップしてみましょう。

【2024年11月最新】おすすめのワークフローシステム19製品を一覧比較表で紹介

本章では、当サイトがおすすめするワークフローシステム19製品のワークフローシステムの一覧比較表を掲載します。

この比較表では価格、機能、無料トライアルの有無などを一括で確認できるため、時間のないワークフローシステム選定担当者の方でも、迅速かつ簡単に自社に合う可能性の高い製品を絞り込むことができます。

自社に合いそうなワークフローシステムを5~6つくらいまで絞り込み資料請求をして、営業担当の方に詳しい話を聞きながら選定することで、自社の業務を最適化できる製品を選べる可能性が高まるでしょう。


次章では、各ワークフローシステムについて、より具体的な情報を紹介していきます。気になっている製品について、より詳細な情報を確認しましょう。

大企業向けのおすすめワークフローシステム5製品を比較！多機能や高カスタマイズ性が特徴

本章では各大企業向けのおすすめワークフローシステムの詳しい情報を紹介します。

楽々WorkflowII

楽々WorkflowII
提供形態	オンプレミス・クラウド
価格	オンプレミス:250万円~ クラウド:基本料金 10,000円 ・1ユーザ料金 500円
機能	申請フォームの自動生成 相談機能 帳票出力機能
システム連携	Teams
無料 トライアル	–

※出典:楽々WorkflowII公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


楽々WorkflowIIは、部門をまたぐような複雑な業務フローにも対応できるワークフローシステムです。

楽々WorkflowIIの導入によって、複雑な組織構造や業務プロセスを効率的にデジタル化できるでしょう。

以上より楽々WorkflowIIは、複数の部門や子会社を持つ大規模企業におすすめのワークフローシステムです。


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AgileWorks

AgileWorks
提供形態	オンプレミス・クラウド
価格	オンプレミス:初期費用240万円～ クラウド:30万円～
機能	フロー設定機能 フォーム設定機能 組織設定機能
システム連携	Garoon GoogleWorkspace CACHATTO
無料 トライアル	–

※出典:AgileWorks公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


AgileWorksは、組織改編や業務変更があっても柔軟に対応できる機能を搭載したワークフローシステムです。

AgileWorksの導入によって、業務プロセスの最適化が容易になり、組織全体の生産性が向上します。これにより、変化に強い企業体質を築くことができ、市場競争力を維持・強化できるでしょう。

以上よりAgileWorksは、大規模な組織再編を検討している大企業や、急成長中のスタートアップ企業におすすめのワークフローシステムです。


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SmartDB

SmartDB
提供形態	SaaS
価格	要問い合わせ
機能	条件分岐 コメント機能 承認者の追加・変更
システム連携	Google Workspace Slack Sansan
無料 トライアル	–

※出典:SmartDB公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


SmartDBは、大企業市場でSaaS型ワークフローシェアNo. 1の実績があります。

SmartDBなら、大規模な組織でも安心して導入できる実績と信頼性があるでしょう。

以上よりSmartDBは、大規模で複雑な組織構造を持つ企業におすすめのワークフローシステムです。


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kickflow

kickflow
提供形態	クラウド
価格	要問い合わせ
機能	チャット連携 高度な条件分岐 並列承認
システム連携	Teams Chatwork LINE WORKS
無料 トライアル	◯

※出典:kickflow公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


kickflowは、標準搭載の機能が豊富で、中小企業から大企業まで幅広く使用可能なワークフローシステムです。

kickflowの導入によって、企業規模や業種を問わず、統一された業務プロセスを確立し、部門間連携と情報透明性を向上させ、組織全体の生産性を高めることができるでしょう。

以上よりkickflowは、成長期の中小企業、複数事業部門を持つ大企業、フランチャイズ展開を行う企業におすすめのワークフローシステムです。


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ArielAirOne

ArielAirOne
提供形態	クラウド
価格	要問い合わせ
機能	代理申請 同時承認 フォーム設計
システム連携	–
無料 トライアル	–

※出典:ArielAirOne公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


ArielAirOneは、コンポーネントと呼ばれる部品を使ってローコードで設計できるワークフローシステムです。

ArielAirOneの導入によって、専門知識がなくても高度なカスタマイズが可能で、IT部門の負担を軽減できるでしょう。

以上よりArielAirOneは、デジタル化やワークスタイル変革を推進する大企業におすすめのワークフローシステムです。


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中小企業向けおすすめワークフローシステム6製品を比較！初期費用と月額料金を抑えたコストパフォーマンスが魅力

本章では各中小業向けのおすすめワークフローシステムの詳しい情報を紹介します。

X-point Cloud

X-point Cloud
提供形態	クラウド・SaaS
価格	基本サービス:20,000円 サービス利用:500円×ユーザー数
機能	入力補助 集計機能 承認ルート診断
システム連携	desknet’s NEO Google Workspace ChatWork
無料 トライアル	◯(30日間)

※出典:X-point Cloud公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


X-point Cloudは、使用中の紙やExcelの申請書をそのまま電子化できるワークフローシステムです。

X-point Cloudの導入によって、既存の業務フローを維持しながら、スムーズにデジタル化を実現ます。その結果、効率向上、コスト削減、環境負荷軽減、データ管理の一元化によるセキュリティ強化が可能になるでしょう。

以上よりX-point Cloudは、紙やExcelでの業務が多く、効率化とセキュリティ向上を目指す中小企業におすすめのワークフローシステムです。


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Create!Webフロー

Create!Webフロー
提供形態	パッケージ・クラウド
価格	パッケージ:50ユーザー ライセンス60万円〜 クラウド:1ユーザー500円
機能	代理・代行申請 入力項目による条件分岐 申請者権限によるルート変化
システム連携	Teams LINEWORKS SharePoint
無料 トライアル	◯(30日間)

※出典:Create!Webフロー公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


Create!Webフローは、条件分岐や合議など、複雑な承認ルートも人型アイコンを配置して簡単に作成できるワークフローシステムです。

Create!Webフローの導入によって、視覚的で直感的な操作により、複雑な承認フローを簡単に設計できるでしょう。

以上よりCreate!Webフローは、非IT部門でのワークフロー管理が必要な企業におすすめのワークフローシステムです。


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ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフロー
提供形態	クラウド
価格	1ユーザー300円 無料プランあり
機能	フォーム作成 検索機能 申請に関するコメント
システム連携	Google Workspace クラウドサイン Amazonビジネス
無料 トライアル	◯(30日間)

※出典:ジョブカンワークフロー公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


ジョブカンワークフローは、申請・承認業務にかかっていた時間を約1/3まで削減可能です。

ジョブカンワークフローの導入によって、業務効率が向上し、社員の生産性が高まります。時間の有効活用により、本来の業務や戦略的な取り組みに注力できるでしょう。

以上よりジョブカンワークフローは、人的リソースに制約があり、業務効率化を急ぐ企業におすすめです。


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ジンジャーワークフロー

ジンジャーワークフロー
提供形態	クラウド
価格	300円~×利用者人数
機能	公開設定機能 承認ルート設定 アラート機能
システム連携	–
無料 トライアル	◯(1ヶ月)

※出典:ジンジャーワークフロー公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


ジンジャーワークフローは、申請・承認された内容が人事データベースに自動で反映されるため編集の手間をカットできます。

ジンジャーワークフローの導入によって、人事データベースと連携し、人事関連の業務を一元管理できるでしょう。

以上よりジンジャーワークフローは、人事プロセスの効率化を重視する成長期の企業におすすめです。


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サイボウズ Office

サイボウズ Office
提供形態	クラウド
価格	クラウド:1ユーザー600円〜
機能	コメント機能 申請の取り消し スマホ対応
システム連携	Googleカレンダー Outlook連携
無料 トライアル	◯(30日間)

※出典:サイボウズ Office公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


サイボウズ Officeは、「誰でもかんたんにつかえる」にこだわり操作に悩まないワークフローシステムです。

サイボウズ Officeの導入によって、直感的な操作性により、全社員がスムーズに導入でき、情報共有と業務連携が向上します。これにより、組織全体の生産性も高まるでしょう。

以上よりサイボウズ Officeは、多様な年齢層の社員がおり、全社的なデジタル化を目指す中小企業におすすめのワークフローシステムです。


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HotBiz8

HotBiz8
提供形態	クラウド
価格	200ユーザー13,200円〜
機能	代理承認 スキップ承認 承認経路の設定・再利用
システム連携	Googleカレンダー
無料 トライアル	◯(60日間)

※出典:HotBiz8公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


HotBiz8は、200名までなら定額13,200円の低価格で利用可能なワークフローシステムです。

HotBiz8なら、コストを抑えつつ、高度な承認機能と強固なセキュリティを併せ持つシステムを導入できます。これにより、業務効率と情報管理の質が向上するでしょう。

以上よりHotBiz8は、予算制約がある中小企業や、セキュリティを重視するIT関連企業におすすめのワークフローシステムです。


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Excelと連携したい企業向けのおすすめワークフローシステム4製品を比較！スムーズな業務移行が可能

本章では各Excelと連携したい企業向けのおすすめワークフローシステムの詳しい情報を紹介します。

コラボフロー

コラボフロー
提供形態	パッケージ・クラウド
価格	パッケージ:要問い合わせ クラウド:1ユーザー500円
機能	申請時自動条件分岐 判定時自動条件分岐 一括承認
システム連携	kintone サイボウズOffice Office365
無料 トライアル	◯(30日間)

※出典:コラボフロー公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


コラボフローは、申請フォームがエクセルからとWebからの2つの方法で作成できるワークフローシステムです。

コラボフローの導入によって、エクセルユーザーにも馴染みやすく、スムーズな導入が可能でしょう。

以上よりコラボフローは、エクセルベースの業務が多い中小企業におすすめのワークフローシステムです。


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Hi-PerBT ワークフロー

Hi-PerBT ワークフロー
提供形態	オンプレミス・クラウド
価格	要問い合わせ
機能	検索機能 条件分岐機能 帳票デザイン機能
システム連携	–
無料 トライアル	◯(1ヶ月)

※出典:Hi-PerBT ワークフロー公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


Hi-PerBT ワークフローは、多申請期間や申請者など検索条件を詳細に設定できるため、探している書類を簡単に見つけられます。

Hi-PerBT ワークフローの導入によって、書類管理の効率が向上し、情報の即時性と正確性が高まります。これにより、意思決定のスピードアップと業務の質的向上が実現できるでしょう。

以上よりHi-PerBT ワークフローは、多様な申請書類を日常的に処理し、複雑な承認フローを持つ中規模以上の企業におすすめです。


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Styleflow

Styleflow
提供形態	クラウド
価格	1ユーザー300円
機能	申請機能 回覧機能 コメント機能
システム連携	Chatwork Slack Google Workspace
無料 トライアル	◯

※出典:Styleflow公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


Styleflowは、専門的なプログラム知識がなくても扱えるシンプルなデザインのワークフローシステムです。

Styleflowの導入によって、専門知識なしで導入・運用でき、IT部門の負担を軽減できるでしょう。

以上よりStyleflowは、IT人材が不足している中小企業におすすめのワークフローシステムです。


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ActionPassport

ActionPassport
提供形態	パッケージ・クラウド
価格	パッケージ:50ユーザーライセンス600,000円〜 クラウド:1ID 500円〜
機能	ファイル添付 コメント機能 過去案件の関連付け
システム連携	LINE WORKS Slack Chatwork
無料 トライアル	–

※出典:ActionPassport公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


ActionPassportは、ディスク容量が無制限で利用できるため、保管する書類が増えても安心なワークフローシステムです。

ActionPassportの導入によって、無制限のストレージにより、長期的なデータ保管コストを削減できるでしょう。

以上よりActionPassportは、大量の文書を長期保管する必要がある企業におすすめのワークフローシステムです。


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その他のおすすめワークフローシステム4製品を紹介

本章ではその他のおすすめワークフローシステムの詳しい情報を紹介します。

バクラク申請

バクラク申請
提供形態	クラウド
価格	1万円〜
機能	AI-OCR読み取り 二重申請自動検知 承認経路分岐
システム連携	Slack
無料 トライアル	–

※出典:バクラク申請公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


バクラク申請は、発注書類や支払書類をAIが自動で読み取り、たった5秒でデータ化するワークフローシステムです。

バクラク申請の導入によって、AI技術により申請書類の処理を自動化し、時間削減が可能でしょう。

以上よりバクラク申請は、大量の請求書や領収書を処理する必要がある企業におすすめのワークフローシステムです。


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Gluegent Flow

Gluegent Flow
提供形態	クラウド
価格	1ユーザー500円
機能	フォーム作成機能 予約機能 マルチデバイス対応
システム連携	Microsoft 365 Google Workspace LINE WORKS
無料 トライアル	–

※出典:Gluegent Flow公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


Gluegent Flowは、100種類以上のテンプレートと直感的な操作で簡単に簡単にフォームを作成できるワークフローシステムです。

Gluegent Flowの導入によって、多様なテンプレートにより、各部署のニーズに合わせた申請フォームを迅速に作成・展開できます。これにより、業務プロセスの標準化と効率化が全社的に進むでしょう。

以上よりGluegent Flowは、部門ごとに異なる申請プロセスを持ち、業務改善を目指すベンチャー企業や中小企業におすすめのワークフローシステムです。


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Garoon

Garoon
提供形態	パッケージ・クラウド
価格	パッケージ:50ユーザー 60万円〜 クラウド:1ユーザー900円
機能	路線検索機能 コメント機能 代理申請・代理承認機能
システム連携	kintone Microsoft 365
無料 トライアル	◯(30日間)

※出典:Garoon公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


Garoonは、国産で日本企業の業務に必要なアプリをワンパッケージで提供するワークフローシステムです。

Garoonの導入によって、日本企業特有の業務ニーズに合わせた包括的な業務効率化が可能でしょう。

以上よりGaroonは、複雑な業務フローを持つ中堅企業や大企業におすすめのワークフローシステムです。


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J’s X（ジェイズクロス）

J’s X
提供形態	クラウド
価格	要問い合わせ
機能	–
システム連携	–
無料 トライアル	–

※出典:J’s X公式サイト
※上記の情報は2024年11月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


J’s X（ジェイズクロス）は、培ったノウハウや実績を活かし、業界・業種に合わせたテンプレートを提供するワークフローシステムです。

J’s Xの導入によって、業界特有のニーズに合わせたテンプレートにより、導入時間とコストを削減できるでしょう。

以上よりJ’s Xは、特定の業界に特化した中小企業におすすめのワークフローシステムです。


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ここまで、おすすめワークフローシステムの詳細を紹介しました。次章では、導入するメリットを解説します。

ワークフローシステムで得られるメリット

本章では、ワークフローシステムの導入で得られるメリットを紹介します。導入後に最大限に活用するためにもぜひご覧ください。

各種申請業務の承認までのスピードが上がる

ワークフローシステムの導入により、各種申請業務の承認までのスピードが向上します。従来のやり方では、申請書の印刷や承認者に書類を手渡し・郵送するなど、多くの手間と時間がかかりました。

しかし、ワークフローシステムではこれらの手続きがすべて電子化されるため、申請者は簡単に申請フォーマットにデータを入力し提出できます。

さらに、ワークフローシステムは、記入漏れによる差し戻し、承認者の不在による遅延、承認状況が不明で催促しづらい状況、過去の申請書を探す手間などの問題を解消します。

特にクラウド対応ワークフローシステムでは、承認者が出張中や外出先からでもモバイルデバイスを使って迅速に決裁を行うことができるため、業務の滞りを防止可能です。その結果、申請から承認までのスピードが劇的に向上し、業務効率が飛躍的に向上します。

内部統制の強化を図れる

ワークフローシステム導入により、企業は内部統制を強化し、申請・承認プロセスを厳密に管理できます。アクセス権の精密な設定やログの詳細な記録を行うことで、業務プロセスの透明性とセキュリティの確保が可能です。

従来の手動によるワークフローでは、許可されていない備品の購入や承認者の不在時に代理人が勝手に承認するなどの内部不正のリスクが存在していました。

しかし、ワークフローシステムを使用することで、事前に設定された承認ルートに従ってフローが進むため、不正な申請や承認を未然に防ぎます。

ワークフローシステムの申請書の履歴管理やアクセス管理機能も併せて活用することで、コンプライアンスの向上が期待できるでしょう。

テレワークでも業務が滞らない

ワークフローシステムの導入により、申請・承認業務が電子化されるため、テレワーク環境下でも業務をスムーズに進められます。多くの製品はモバイル対応しており、インターネット環境さえあれば社外からでも申請の確認や承認が可能です。

これにより、外回りの営業担当者が申請・承認業務のためだけにオフィスに戻る必要はなく、ペーパーレスで場所や時間に縛られずに利用できます。

さらに、ワークフローシステムには、申請・承認の過程でコメントやメッセージを付けられる機能もあり、テレワーク環境下におけるコミュニケーションの円滑化にも寄与するでしょう。

フローの進捗状況を見える化

クラウド型ワークフローシステムを導入することで、業務プロセスの進捗状況をリアルタイムで可視化できます。これにより、申請者は自分の申請がどこで滞っているのかを一目で把握でき、迅速に対応が可能です。

また、ワークフローシステムなら、差し戻しが発生してもすぐに対応できたり、承認者も自分のタスクが明確に表示されて対応漏れを防いだりと、業務の効率が向上します。

ワークフローシステムの可視化機能は、生産性の向上だけでなく、業務の透明化や品質の向上にも貢献します。これまで対面で行っていた申請・承認業務には、申請の停滞箇所が不明確であったり、スキップや事後承認が発生したりするという課題がありました。

しかし、ワークフローシステムを導入することで、申請から承認までの全ての処理を可視化し、これらの問題を解消できます。

本章では、ワークフローシステムを導入するメリットを解説しました。次章では、運用に失敗しないポイントを紹介します。

運用に失敗しないための注意点を解説

本章では、ワークフローシステムの運用に失敗しないための注意点を紹介します。事前にしっかり確認し、対策を立てておくと安心です。

現場の問題点を把握しておく

ワークフローシステムを導入する際には、現場の問題点を徹底的に把握し、現状の改善点を明確にしておきましょう。これにより、導入の効果を最大限に発揮できます。

まず、現行の業務フローや申請・承認ルールを詳細に分析し、不要な業務やルールを削減することで、ムダを省きましょう。

具体的には、申請者や承認者にヒアリングを行い、実際の運用状況と目標との間にあるギャップを把握します。これにより、現場の問題点や課題が浮き彫りになり、ワークフローシステム導入によってどのように改善すべきかを具体的に計画できます。

さらに、ワークフローシステム導入後のフォローも重要です。スムーズに導入させるためには、従業員や管理者が機能やカスタマイズ可能な項目を理解し、適切に利用できるようにトレーニングプログラムを整備しておきましょう。

社員への周知を徹底する

ワークフローシステムが組織に浸透し、効果を発揮するためには、社員への周知徹底が不可欠です。新しい製品を導入するだけでは、従業員が操作を覚える負担を感じたり、新しいものに対する抵抗を持つ可能性があります。

そのため、ワークフローシステム導入後も現場任せにせず、従業員に対して十分な説明を行い、使いこなすまでのサポート体制を整えましょう。

従業員が持つ疑問や懸念を解消することで、ワークフローシステム活用への意欲が高まり、円滑な利用と組織への浸透が期待できます。具体的には、導入目的や操作方法の説明を事前に行い、研修や利用マニュアルを提供することが効果的です。

また、ワークフローシステム導入テスト段階では、トライアル期間を設け、不明点や要望に迅速に対応できるヘルプデスクを設置することをおすすめします。これにより、現場を巻き込みながら導入を進めることができるでしょう。

現場からの問い合わせや要望に迅速かつ丁寧に対応することで、長期的なワークフローシステムの活用が可能となります。操作が直感的で分かりやすいツールを選ぶことも重要ですが、周知徹底とサポート体制の強化により、ワークフローシステム導入の効果を最大限に引き出せるでしょう。

まとめ｜自社の業務や状況に合った製品を導入しよう

当記事では、ワークフローシステムの基本情報から、選び方、おすすめ製品の比較まで幅広く記述しました。

ワークフローシステムは、自社の現状を可視化するとともに、業務効率化にも寄与する強力なものです。しかし、自社の業務や目的に合っていない製品を選んでしまうと、逆に業務効率を落とす可能性もあります。

そのため、当記事で解説した選び方や運用時の注意点などを改めて振り返り、自社に適したワークフローシステムを導入しましょう。

資料請求可能なワークフローシステム一覧

MA-EYES

株式会社ビーブレイクシステムズ

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Ci*X Workflow

株式会社電通総研

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Garoon

サイボウズ株式会社

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Hi-PerBT ワークフロー

株式会社日立ソリューションズ西日本

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X-point Cloud

株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社)

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AgileWorks

株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社)

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kickflow

株式会社kickflow

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楽々WorkflowII

住友電工情報システム株式会社

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ActionPassport

株式会社イーネットソリューションズ

資料請求リストに追加 資料請求リストから削除

X-point Cloud

株式会社日立システムズ

資料請求リストに追加 資料請求リストから削除

Create!Webフロー

インフォテック株式会社

資料請求リストに追加 資料請求リストから削除

SmartDB

株式会社ドリーム・アーツ

資料請求リストに追加 資料請求リストから削除

皆伝！シリーズ

スミセイ情報システム株式会社（SLC）

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Lark

株式会社グッドウェーブ『Lark Japanオフィシャルパートナー』

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デジロー

株式会社RIT

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サイボウズ Office

サイボウズ株式会社

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ArielAirOne

株式会社ワークスアプリケーションズ

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バクラク申請

株式会社LayerX

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AtoZ portal

株式会社エイジング

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ジンジャーワークフロー

jinjer株式会社

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J’s X（ジェイズクロス）

株式会社JSOL

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APROOVE Work Management

株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

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HotBiz8

株式会社ASJ

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ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTS

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コラボフロー

株式会社コラボスタイル

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Gluegent Flow

サイオステクノロジー株式会社

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freee支出管理 経費精算Plus

freee株式会社

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Findワークフロー

株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.

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X-point Cloud

株式会社エイトレッド

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MAJOR FLOW Z FORM

パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社

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Styleflow

TDCソフト株式会社

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