マイナンバー管理システムのおすすめ13製品を比較！導入メリットや選び方も解説【2024年最新】

当記事では、編集部がおすすめするマイナンバー管理システム13製品を比較して紹介します。

また、製品の種類や価格、セキュリティなどを一括で確認できる、おすすめのマイナンバー管理システム13製品の一覧比較表を作成しました。これを見れば自社にぴったりな製品を簡単に絞り込めるでしょう。

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また、記事内では、マイナンバー管理システムの基本知識や選び方も解説します。ぜひ最後までご覧ください。

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マイナンバー管理システムとは

マイナンバー管理システムとは、マイナンバーの収集、管理、破棄までを一括して行うシステムです。マイナンバー管理システムにより、マイナンバーに関する一連の業務がデジタル化されます。

また、マイナンバーは重要な個人情報であり、その管理には厳重な対策が求められます。

サイバー攻撃や不正な持ち出しによる情報流出を防止するだけでなく、情報を破棄する際にも適切な方法を用いなければなりません。マイナンバー管理システムならセキュリティ対策が強化され、従来の紙ベースでの管理に伴うリスクを軽減します。

さらに、マイナンバー管理システムは法改正にも対応しており、最新のガイドラインや法律に準拠した管理が可能です。これにより法令変更に伴うマイナンバー管理システムのアップデートや手動での調整が不要となり、業務負担を軽減できます。

加えて、クラウド上での管理が可能なため、物理的な保管スペースを確保する必要もなくなり、人為的なミスの発生を抑えられるでしょう。

以上のように、マイナンバー管理システムは適切な管理体制を確立し、リスクをできる限り抑えるために有効です。自社のマイナンバー管理に不安がある企業は、導入を検討しましょう。

本章では、マイナンバー管理システムの基礎知識を解説しました。では、マイナンバー管理システムの導入によって、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。次章で、導入する具体的なメリットを確認しましょう。

導入によって得られるメリットを解説

本章では、マイナンバー管理システムの導入によって得られるメリットを解説します。

導入効果を最大限活用するためにもぜひご覧ください。

収集から廃棄に至るまでマイナンバーに関連する業務を一括管理

マイナンバー管理システムを利用すると、従業員のマイナンバー情報の収集から退職者分の情報破棄まで、安全かつ効率的に一括管理できます。

紙ベースでの管理は、情報の保管場所の確保や作業の属人化が課題です。さらに、マイナンバー利用時に必要な資料を探す手間も発生します。

しかし、マイナンバー管理システムを導入すれば、入力から管理、そして最終的な廃棄までのすべての作業をマイナンバー管理システム上で記録・管理できるため、作業負担を軽減可能です。また、書類の紛失や記録漏れなどの人為的なミスも減少し、業務の正確性が向上するでしょう。

さらに、企業が従業員のマイナンバーを収集する際には、利用目的の公表や本人確認が必要です。マイナンバー管理システムを導入すればメールで簡単に手続きができ、電話確認や郵送による手間を省き、対応コストを削減します。

安全にマイナンバーを管理できる

マイナンバー管理システムにより、情報漏洩や紛失リスクを軽減できることもメリットです。

マイナンバーは重要な個人情報であり、セキュリティ対策が欠かせません。紙媒体での管理は持ち運びが容易であり、情報漏洩や紛失のリスクが高いです。

一方、マイナンバー管理システムでは4つの安全管理措置でセキュリティを担保しています。


上記の対策により、マイナンバー管理システムはガイドラインに沿った安全な管理を実現し、企業の負担や担当者の不安を軽減します。

法律改正があっても素早く対応できる

マイナンバーの活用は今後ますます広がり、それに伴う法改正も予想されます。従来の紙媒体による管理では、法改正が行われた際に管理方法の見直しや改善を求められ、多くの時間と労力が必要です。

しかし、マイナンバー管理システムならシステムのアップデートを通じて新しい法律に即座に対応できるため、管理方法の見直しや改善にかかる手間を軽減できます。

特にクラウド型のマイナンバー管理システムでは、ベンダーが法改正に応じた更新を行うため、企業側での対応が不要です。さらに、法改正により必要となるオペレーションの変更も、マイナンバー管理システム上で簡単に実施できます。

これにより、法改正に伴う対応業務が削減できるため、労力や人件費の削減が期待できます。

マイナンバーを掲載する書類を手間なく作成できる

マイナンバー管理システムを利用すれば、支払調書や源泉徴収票などの法定調書作成の効率化が期待できます。

従業員が多い企業では法定調書の発行部数が膨大になり、入社や退社、育休などの各種保険関係の書類も多くなりがちです。そのため、担当者の業務負担が大きくなります。

しかし、マイナンバー管理システムを導入すれば、これらの業務をスムーズに処理可能です。

例えば、マイナンバー管理システムと給与計算ソフトや労務管理ソフトと連携すると、マイナンバーの転記が不要となり、各種書類の自動作成が可能です。また、自動化によりヒューマンエラーを防ぐことができ、書類の正確性が向上するでしょう。

以上のように、マイナンバー管理システムを導入すると、マイナンバーに関する業務を効率化したり、安全にマイナンバーを保管したりと多くのメリットが得られます。

次章では、上記の内容を踏まえ、マイナンバー管理システムの選び方を解説します。マイナンバー管理システム選びに失敗しないためにもぜひご一読ください。

マイナンバー管理システムの比較ポイント・選び方を解説

本章では、マイナンバー管理システムの比較ポイント・選び方を紹介します。

自社に適した製品を選ぶためにも確認しておきましょう。

マイナンバー管理システムのタイプで比較する

マイナンバー管理システムには、製品ごとに異なる機能や特性があり、大きく分けて特化型と一体型の2種類に分類できます。

特化型のマイナンバー管理システムは、主にマイナンバー情報の登録・管理に特化したタイプで、単独での利用が可能です。特化型のマイナンバー管理システムは、主にマイナンバー管理に必要な機能を提供しており、シンプルな操作と低コストで導入できる点が特徴として挙げられます。

そのため、費用を抑えつつも、マイナンバー管理の効率化を図りたい場合におすすめです。

一方、一体型のマイナンバー管理システムは、労務管理システムや人事システムの一部として提供されるタイプです。一体型のマイナンバー管理システムは、マイナンバー管理だけでなく、労務管理や人事管理の業務を統合的に行えるため、全社的な業務効率化を目指す企業に向いています。

特に、既存の労務管理システムや人事システムとの連携が必要な場合には、一体型のマイナンバー管理システムが効果的でしょう。

登録できるマイナンバーの件数が自社に適しているか

マイナンバー管理システムを選ぶ際には、まず自社で管理するマイナンバーの件数に注意を払いましょう。

各製品ごとに管理できるマイナンバーの件数は異なります。中小企業向けのマイナンバー管理システムでは、管理できるマイナンバーの件数に制限がありますが、その分コストが抑えられている場合が多いです。

一方で、大企業向けのマイナンバー管理システムには管理件数の上限がなく、より多くの機能が充実しています。

そのため、自社の規模や将来的なビジョンを見据えた上で、適切なマイナンバー管理システムを選ぶことが大切です。

現在の社員数だけでなく、将来的に増加する可能性のあるマイナンバーの件数も考慮に入れて選定しましょう。管理件数の上限を超える社員を雇った場合、マイナンバー管理システムの追加や変更が必要になりかねません。

セキュリティ機能が充実しているか

マイナンバー情報は重要な個人情報であり、その管理には法律に則った厳重なセキュリティ対策が求められます。そのため、マイナンバー管理システムを選定する際には、セキュリティ機能が充実しているか比較しましょう。

具体的には、以下のような機能が求められます。


これらの対策は、マイナンバー管理システムの堅牢性を高め、データの安全性を確保するために重要です。

最後に、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やWAF（Webアプリケーションファイアウォール）などの高度なセキュリティ基準に準拠しているかを確認しておきましょう。これにより、マイナンバー管理システム全体のセキュリティレベルが保証されます。

利用料金が自社の予算に適しているか確認する

マイナンバー管理システムを選定する際には、利用料金が自社の予算に適しているかを比較しましょう。同様の機能を備えたマイナンバー管理システムでも提供形態や料金体系によって価格が異なるため、細かな確認が必要です。

クラウド型のマイナンバー管理システムとオンプレミス型のマイナンバー管理システムでは、初期費用や運用コストに大きな差があります。クラウド型は月額料金のみで利用できる場合が多く、オンプレミス型は初期費用が高額になるのが特徴です。

また、料金体系はユーザー数や管理できるマイナンバーの件数、必要なオプション機能によっても変動します。自社の規模や業務内容に応じて必要な機能を洗い出し、不要な部分にはコストをかけないようにしましょう。

さらに、利用人数が多ければ多いほど一人あたりの月額費用が安価になる傾向にあるため、全体の利用人数を考慮して料金を比較することも重要です。

最終的には、自社の予算と必要な機能をバランスよく満たすマイナンバー管理システムを選ぶことで、効果的なマイナンバー管理が実現できます。しっかりとした料金の比較と検討を行い、最適なマイナンバー管理システムを導入することが、長期的なコスト削減と業務効率化に繋がるでしょう。

既に導入している自社システムと連携可能なマイナンバー管理システムか

マイナンバー管理システムを導入する際には、既に導入している自社の労務管理システムや給与計算ソフト、勤怠管理システムとの連携がスムーズに行えるかを確認してください。単体での導入よりも、既存システムとセットで利用することで業務の効率化を図り、生産性の向上を期待できます。

特に、給与計算ソフトや労務管理システムとマイナンバー管理システムの連携は、法定調書や源泉徴収票など、マイナンバーの記載が必須となる帳票をスムーズに作成するために欠かせません。既存のシステムでこれらの帳票を作成している場合、マイナンバー管理システムとの連携により、データの重複入力や転記ミスを防げます。

また、連携方法は主にCSVファイル連携とAPI連携の2種類です。

CSVファイル連携は、一度CSVファイルを出力し、それを外部システムに取り込む方法です。この方法では、CSVファイルの加工や廃棄が必要となるため、手間がかかることがあります。

一方、API連携はファイル出力を必要とせず、システム間で直接データを同期させる方法です。API連携はワンクリックでデータ同期ができるため、確実かつ安全にマイナンバーの連携が可能です。

以上、マイナンバー管理システムの比較ポイント・選び方を解説しました。次章では、当サイトがおすすめするマイナンバー管理システムを一覧比較表で紹介します。本章で紹介した比較ポイントや選び方を踏まえて、気になる製品をピックアップしてみましょう。

【2024年9月最新】おすすめのマイナンバー管理システム13製品を一覧比較表で紹介

本章では、当編集部がおすすめするマイナンバー管理システム13製品の一覧比較表を確認しましょう。

この比較表では種類、価格、セキュリティなどを一括で確認できます。時間のないマイナンバー管理システム選定担当者でも、迅速かつ簡単に自社に合う可能性の高い製品を絞り込めるでしょう。

自社に合いそうなマイナンバー管理システムを5～6つくらいまで絞り込み資料請求をして、営業担当に詳しい話を聞きながら選定することで、自社の業務を最適化できる製品を選べる可能性が高まるでしょう。


次章では、各マイナンバー管理システムについて、より具体的な情報を紹介していきます。ご興味のある製品について、より詳細な情報を確認しましょう。

おすすめのマイナンバー管理システム13製品を徹底比較

本章では各マイナンバー管理システムの詳しい情報を紹介します。価格や機能だけでなく、具体的にどんな企業におすすめかも解説しているので、ぜひ参考にしてください。

SmartHR

SmartHR
種類	労務管理一体型
価格	要問い合わせ
無料 トライアル	◯（15日間）
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	ISO/IEC27001取得、データの暗号化保存、操作ログの閲覧
システム連携	jobcan、MoneyForward クラウド給与、Slack

※出典：SmartHR公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


SmartHRは、登録社数60,000以上で、労務管理からタレントマネジメントまで一括で可能なマイナンバー管理システムです。

SmartHRは、多くの企業が利用している実績があり、労務管理からタレントマネジメントまで一括で行えるため、企業全体の効率化が図れ、管理コストを削減できるでしょう。

以上より、SmartHRは多くの社員を抱える製造業やIT企業、人材派遣業など、中規模から大規模の企業におすすめのマイナンバー管理システムです。


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freee人事労務

freee人事労務
種類	労務管理一体型
価格	2,000 円/月〜 （最小5名分料金）
無料 トライアル	◯
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	国際的なプライバシー認証 (TRUSTe)取得、 暗号化による保存、 ファイアウォールによる隔離
システム連携	Google Workspace、 HRMOS勤怠、SmartHR

※出典：freee人事労務公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


freee人事労務は、リクエストメールを送信して情報を入力してもらうだけでマイナンバーを収集できるマイナンバー管理システムです。

freee人事労務の導入によって、リクエストメールを送信するだけで簡単にマイナンバーを収集できるため、手間と時間を削減でき、管理業務の効率化が実現できます。

以上より、freee人事労務は人手不足で効率化を求めている中小企業や、多くの従業員や取引先からマイナンバーを収集する必要がある企業におすすめのマイナンバー管理システムです。


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ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HR
種類	労務管理一体型
価格	1ユーザーあたり 400円/月〜
無料 トライアル	◯（30日間）
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	SSL、IP制限、操作履歴
システム連携	給与奉行クラウド、 マネーフォワード IT管理クラウド、 電子印鑑GMOサイン

※出典：ジョブカン労務HR公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


ジョブカン労務HRは、手続き書類を保存された情報をもとに自動で作成できるマイナンバー管理システムです。

ジョブカン労務HRの導入によって、保存された情報をもとに手続き書類が自動で作成されるため、手作業によるミスを防ぎ、作業時間を短縮できます。

以上より、ジョブカン労務HRは多くの書類を扱う必要がある企業や、業務プロセスの自動化を目指している企業におすすめのマイナンバー管理システムです。


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ジンジャー人事労務

ジンジャー人事労務
種類	労務管理一体型
価格	月額300円〜 ×利用者数
無料 トライアル	◯（1ヶ月）
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	ISO 27001（ISMS）の取得、 全通信の暗号化、 IPアドレス制限
システム連携	ジンジャー勤怠・給与

※出典：ジンジャー人事労務公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


ジンジャー人事労務は、管理する従業員情報や権限設定など自社に合わせて自由にカスタマイズできるマイナンバー管理システムです。

ジンジャー人事労務の導入によって、従業員情報や権限設定を自社に合わせて自由にカスタマイズできるため、自社の業務フローや組織構造に最適な形でシステムを運用でき、管理の効率化とセキュリティの向上を同時に実現します。

以上より、ジンジャー人事労務は複雑な組織構造や多様な業務フローを持つ企業におすすめのマイナンバー管理システムです。


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オフィスステーション マイナンバー

オフィスステーション マイナンバー
種類	特化型
価格	登録料：110,000円、 月額費用：3,300円〜
無料 トライアル	◯（30日間）
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	ISO/IEC27001・ ISO/IEC27018取得、 二重認証、WAF・ 多重ファイアウォール設置
システム連携	マネーフォワードクラウド給与、 KING OF TIME、 年調・法定調書の達人

※出典：オフィスステーション マイナンバー公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


オフィスステーション マイナンバーは、マイナンバーの取得から廃棄に至るまでガイドラインに対応した必要な機能を網羅したマイナンバー管理システムです。

オフィスステーション マイナンバーの導入によって、マイナンバーの取得から廃棄まで、一貫してガイドラインに対応した必要な機能がすべて揃っているため、法令遵守を確実に行い、リスク管理を徹底できます。

以上より、オフィスステーション マイナンバーは厳格な規制に従う必要がある企業や組織など、法令遵守が特に重要視される企業におすすめのマイナンバー管理システムです。


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HRBrain労務管理

HRBrain労務管理
種類	労務管理一体型
価格	要問い合わせ
無料 トライアル	–
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	ISO27001（ISMS）の取得、 SSL/TLS暗号化通信、 アクセス権限設定
システム連携	freee人事労務、 Slack、moconavi

※出典：HRBrain労務管理公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


HRBrain労務管理は、自社に必要な機能だけ導入でき、コストを抑えられるマイナンバー管理システムです。

HRBrain労務管理の導入によって、無駄なコストを削減し、予算内で効果的なシステム運用が可能になるため、コストパフォーマンスが向上し、資金を他の重要な分野に振り向けられます。

以上より、HRBrain労務管理はコスト管理が厳しい中小企業やスタートアップ企業は、におすすめのマイナンバー管理システムです。


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株式会社石川コンピュータ・センターのマイナンバー収集･管理代行サービス

株式会社石川コンピュータ・センターのマイナンバー収集･管理代行サービス
種類	特化型
価格	要問い合わせ
無料 トライアル	–
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	24時間365日の監視体制、 FISCの最新安全対策基準認定を取得した データセンターでの保管
システム連携	–

※出典：株式会社石川コンピュータ・センターのマイナンバー収集･管理代行サービス公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


株式会社石川コンピュータ・センターのマイナンバー収集･管理代行サービスは、マイナンバーの収集・管理などマイナンバー法に関する業務を代行できるマイナンバー管理システムです。

株式会社石川コンピュータ・センターのマイナンバー収集･管理代行サービスに、マイナンバーの収集・管理など、マイナンバー法に関する業務を代行してもらうことで、企業内部のリソースを節約し、コンプライアンスリスクを減少させられます。

以上より、株式会社石川コンピュータ・センターのマイナンバー収集･管理代行サービスはマイナンバー法に関する業務が煩雑で、コンプライアンスリスクを避けたい企業におすすめのマイナンバー管理システムです。


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マネーフォワード クラウドマイナンバー

マネーフォワード クラウドマイナンバー
種類	特化型
価格	法人向け：2,980円/月〜
無料 トライアル	◯（1ヶ月）
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	256bit SSL暗号化通信、 二段階認証方式ログイン
システム連携	マネーフォワード クラウド給与

※出典：マネーフォワード クラウドマイナンバー公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


マネーフォワード クラウドマイナンバーは、保管期限が過ぎたマイナンバー情報はアラート機能で通知できるマイナンバー管理システムです。

マネーフォワード クラウドマイナンバーの導入によって、適時に情報を削除・更新し、法令遵守と情報セキュリティを強化できるため、無駄なリスクを避けることが可能です。

以上より、マネーフォワード クラウドマイナンバーは厳格な情報管理が求められる企業や、法令遵守に敏感な企業におすすめのマイナンバー管理システムです。

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フリーウェイマイナンバー

フリーウェイマイナンバー
種類	特化型
価格	無料〜
無料 トライアル	–
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	AWS（アマゾンウェブサービス）の採用、 暗号化して保管、 閲覧権限の設定
システム連携	フリーウェイ給与計算

※出典：フリーウェイマイナンバー公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


フリーウェイマイナンバーは、従業員20名まで無料で利用可能なマイナンバー管理システムです。

フリーウェイマイナンバーの導入によって、コストを抑えながらマイナンバー管理の導入・運用を始められるため、手軽に法令を遵守したマイナンバー管理が達成できます。

以上より、フリーウェイマイナンバーは導入コストを抑えたい企業や、初めてマイナンバー管理システムを導入する企業などにおすすめのマイナンバー管理システムです。

フリーウェイマイナンバーの公式サイトはこちら

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MJSマイナンバー

MJSマイナンバー
種類	特化型
価格	要問い合わせ
無料 トライアル	–
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	特定個人情報保護委員会の ガイドラインに準拠、 管理者権限、利用者権限
システム連携	MJSの給与システム・税務システム

※出典：MJSマイナンバー公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


MJSマイナンバーは、MJSの給与システム・税務システムと連携することでワークフローを変更せずに導入が可能なマイナンバー管理システムです。

MJSマイナンバーの導入によって、業務の中断や混乱を抑えつつ、システムの利用が可能になるため、移行期間の効率化とスムーズな運用開始が実現します。

以上より、MJSマイナンバーはシステム変更による業務の中断や混乱を避けたい既にMJSの給与システムや税務システムを導入している企業におすすめのマイナンバー管理システムです。

MJSマイナンバーの公式サイトはこちら

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マイナクラウド

マイナクラウド
種類	特化型
価格	月額1,000円〜
無料 トライアル	◯（30日間）
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	データ暗号化、二段階認証、 操作履歴の自動保存
システム連携	会計ソフト、給与ソフト、 マイナポータル （次期バージョンで実装予定）

※出典：マイナクラウド公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


マイナクラウドは、月額1,000円から利用でき、中小企業から人材会社のような登録者数の多い企業まで幅広く利用可能なマイナンバー管理システムです。

マイナクラウドの導入によって、コストを抑えて導入でき、中小企業から登録者数の多い企業まで幅広い規模の企業がマイナンバー管理を効果的に行えます。

以上より、マイナクラウドはコストを重視する中小企業や、多くの登録者を管理する必要がある企業におすすめのマイナンバー管理システムです。

マイナクラウドの公式サイトはこちら

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パッケージプラス・マイナンバーロッカーシステム

パッケージプラス・マイナンバーロッカーシステム
種類	特化型
価格	要問い合わせ
無料 トライアル	–
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	データベース・通信の暗号化
システム連携	ARDIO、ALIVE SOLUTION

※出典：パッケージプラス・マイナンバーロッカーシステム公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


パッケージプラス・マイナンバーロッカーシステムは、他システムから完全独立して管理することで高い機密性を確立したマイナンバー管理システムです。

パッケージプラス・マイナンバーロッカーシステムの導入によって、データ漏洩や不正アクセスのリスクを低減できるため、企業は安心してマイナンバー情報を管理でき、セキュリティを重視した運用が可能になります。

以上より、パッケージプラス・マイナンバーロッカーシステムはデータ漏洩リスクを抑えたい企業や情報セキュリティが最優先される企業におすすめのマイナンバー管理システムです。

パッケージプラス・マイナンバーロッカーシステムの
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マイコレキーパー

マイコレキーパー
種類	特化型
価格	要問い合わせ
無料 トライアル	–
登録できるマイナンバーの件数	–
セキュリティ	暗号化による保存、操作ログ
システム連携	SuperStream 人事給与

※出典：マイコレキーパー公式サイト
※上記の情報は2024年9月の情報です。
※情報が確認できなかったものは – としています。


マイコレキーパーは、スマートフォンやタブレットからカメラ撮影による登録が可能なマイナンバー管理システムです。

マイコレキーパーの導入によって、場所を問わず手軽にマイナンバーを収集できるため、業務の効率化と従業員の利便性が向上し、迅速で柔軟な運用が実現します。

以上より、マイコレキーパーは建設業、運送業、リモートワークを導入している企業などにおすすめのマイナンバー管理システムです。

マイコレキーパーの公式サイトはこちら

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本章では、おすすめの各マイナンバー管理システムの特徴を紹介しました。気になるマイナンバー管理システムは早速資料を請求してみましょう。

次章では、マイナンバー管理システムの主な機能を紹介します。さらにマイナンバー管理システムについて知識を身につけましょう。

マイナンバー管理システムに搭載されている主な機能を紹介

マイナンバー管理システムには、マイナンバーの収集から管理、利用、破棄までを一括して行える多彩な機能が搭載されています。具体的には以下の通りです。


以上のように、マイナンバー管理システムにはマイナンバーに関連する業務を効率化する機能が豊富に搭載されています。マイナンバー管理システム選定時には本章を参考に、まずは自社に必要な機能を洗い出してみましょう。

次章では、マイナンバーを管理する企業が知っておくべきガイドラインを解説します。ガイドラインを知らずにマイナンバーを管理して法令違反などにならないよう、ガイドラインを確認しておきましょう。

企業がマイナンバーを管理する際に守らなければならないガイドラインを解説

本章では、企業がマイナンバーを管理する際に守らなければならないガイドラインを解説します。

企業の信頼を損なわないよう、ガイドラインを理解しておきましょう。

利用目的を通知する

企業が従業員や取引先からマイナンバーを取得する際には、その利用目的を必ず通知しなければなりません。これは法令上の要件であり、利用目的を文書などで明示することが求められます。

例えば、給与計算や年末調整、社会保険の手続きなど、具体的な用途をはっきりと伝えてください。

また、年末調整や社会保険の手続きなど、特定の業務においては従業員だけでなく、その家族のマイナンバーも収集する必要があります。この場合も利用目的を明確にし、対象者へ通知が必要です。

従業員や取引先からの信頼を得るためにも、マイナンバーの利用目的を透明性を持って伝えましょう。

決められた範囲内で利用する

マイナンバーは、その利用目的が厳格に限定されています。

マイナンバーを利用できる場面は、社会保障、税務、災害対策の三つに関する事務作業時のみであり、それ以外の目的での利用は原則として禁止です。この制限は、個人情報の不正利用を防ぐために設けられています。

上記の範囲を超えて利用すると法律違反となるため、企業は厳密にこれを遵守しなければなりません。

さらに、企業はマイナンバーの利用範囲を超えないように内部での教育と監視を徹底することが重要です。従業員が無意識に利用範囲を超えてマイナンバーを使用しないよう、適切なガイドラインと監督体制を整えましょう。

目的なく保管せず、不要になった時点ですぐに破棄する

マイナンバーは、目的なく保管することが禁止されています。取得したマイナンバーは、取り扱う手続きが終了した時点で、速やかに廃棄または削除しなければなりません。

ただし、帳票作成のたびにマイナンバーを再取得するのは事務作業の増加につながります。このため、特定の条件下では長期間の保管が可能です。

まず、長期間の保管が認められているのは、年単位で雇用関係が継続予定の場合です。この場合、雇用期間中はマイナンバーの保管が認められます。

また、法令で保管期間が定められている場合も、同様に保管が許可されます。例えば、扶養控除等申告書や退職所得の受給に関する申告書などです。

ただし、これらの条件に該当する場合でも、保管期間が終了した時点で速やかに廃棄を行う必要があります。

また、退職者が毎年一定数出る企業では、漏れのないように廃棄を徹底することが重要です。廃棄の際には、情報を復元できない方法を選択し、確実にデータを消去しましょう。

安全管理措置を実施する

マイナンバーを適切に管理するためには、組織的、人的、物理的、技術的の4つの安全管理措置を講じなければなりません。安全管理措置は、マイナンバーの漏洩や不正使用を防ぐために欠かせないものです。

まず、組織的安全管理措置として、マイナンバー管理者を決定し、マイナンバーの取り扱い方の明確化が求められます。さらに、実際の取り扱いがガイドライン通りに行われているかを確認する仕組みの構築も必要です。

次に、人的安全管理措置です。マイナンバー管理者には、定期的な教育と監督を行いましょう。従業員がマイナンバーの取り扱いに関する知識を深めることで、不正行為を未然に防げます。

物理的安全管理措置では、マイナンバーの保管場所やサーバの厳重管理が求められます。例えば、マイナンバー担当者以外の人が内部に侵入できないようにし、マイナンバーが保管されている場所のセキュリティを強化するなどです。また、マイナンバーを廃棄する際には、復元不可能な方法で処理することが求められます。

最後に、技術的安全管理措置です。アクセス制限やウイルス対策ソフトの導入など、技術的な対策を講じることで、管理者のみがマイナンバーにアクセスできるようにします。これにより、外部からの不正アクセスやサイバー攻撃からマイナンバーを守ることが可能です。

さらに、個人情報保護委員会のガイドラインに従い、「基本方針の策定」と「取扱規程等の策定」も行いましょう。基本方針では、マイナンバー管理に関する組織の方針を明確にし、取扱規程では具体的なガイドラインを設定します。

管理者はこれらの対策を徹底し、安全なマイナンバーの取り扱いを実現することが必要です。

本章では、企業がマイナンバーを管理する際に守らなければならないガイドラインを解説しました。次章では、マイナンバーの掲載が必要な書類を確認しましょう。

マイナンバーの掲載が必要となる書類を確認しておこう

企業が従業員や取引先からマイナンバーを収集するタイミングは、主に年末調整、入社対応、退社対応の3つに分けられます。それぞれの場面で、マイナンバーの掲載が必要となる具体的な書類について確認しておきましょう。

まず、年末調整時には、以下の書類でマイナンバーの掲載が必要です。


これらの書類は従業員本人だけでなく、その扶養家族のマイナンバーも必要になる場合があります。したがって、収集対象が誰なのかを確認し、適切にマイナンバーを取得しましょう。

次に入社対応時には、以下のような書類でマイナンバーの掲載が必要です。


上記の書類は、従業員が新たに入社した際に提出する書類です。

最後に退社対応時には、以下のような書類でマイナンバーの掲載が必要です。


退職者が出る場合には速やかに上記の書類を作成し、提出する必要があります。

以上のように、マイナンバーが必要となる書類は多岐にわたり、税務署や年金事務所に提出が求められるものが主です。担当者は常に最新の情報を確認し、必要な書類を適切に管理しましょう。

まとめ｜ガイドライン・法律を遵守し適切に管理しよう

当記事では、マイナンバー管理システムとは何かから、選び方、おすすめのマイナンバー管理システムの比較まで幅広く解説しました。

マイナンバーは重要な個人情報であるため、セキュリティが万全に整えられたマイナンバー管理システムの導入が必要です。

そのため、マイナンバー管理の重要性を理解し、自社に適したマイナンバー管理システムがどのようなタイプかを検討した上で、製品を比較・検討しましょう

最後に現在資料請求が可能な、マイナンバー管理システム一覧を紹介します。

資料請求可能なマイナンバー管理システム一覧

ジョブカン労務HR

株式会社DONUTS

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オフィスステーション マイナンバー

株式会社エフアンドエム

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HRBrain労務管理

株式会社HRBrain

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ジンジャー人事労務

jinjer株式会社

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freee人事労務

freee株式会社

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株式会社石川コンピュータ・センターのマイナンバー収集･管理代行サービス

株式会社石川コンピュータ・センター

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SmartHR

株式会社SmartHR

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