文書管理システムのおすすめ19製品を比較！選び方や種類別の特徴を解説【2024年最新】

当記事では、編集部がおすすめする文書管理システム19製品を比較して紹介します。

また、製品の特徴、価格、提供形態などを一括で確認できる、おすすめの文書管理システム19製品の一覧比較表を作成しました。これを見れば自社に合うであろう製品を簡単に絞り込めるでしょう。

文書管理システムの一覧比較表を見る

また、記事内では、文書管理システムの種類とそれぞれの特徴や選び方も解説します。ぜひ最後までご覧ください。

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文書管理システムとは

文書管理システムとは、企業内のさまざまな書類を電子化し、文書の作成、編集、保管、検索、共有、廃棄までを一元的に管理するためのシステムです。

本章では、文書管理システムが必要とされる理由や、ファイルサーバーとの違いを解説します。まずは文書管理システムについて基礎知識を身につけましょう。

導入する必要性

企業内の文書は年々増加し、その保管・管理が複雑化しています。従来の紙ベースの管理では、情報の分散や紛失、セキュリティのリスクが伴いますが、文書管理システムを導入することで、これらの課題を解決可能です。

また、文書を電子化し一元管理することで、素早い検索とアクセスが可能となり、業務効率が向上します。特に、テレワークの普及に伴い、リモート環境からも安全に文書にアクセスできることは重要です。

加えて、文書管理システムはセキュリティ機能を強化しており、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられるため、コンプライアンスの向上にも寄与します。さらに、ペーパーレス化の推進によって印刷や保管のコスト削減も可能です。

このように、文書管理システムは企業の効率化、安全性向上、コスト削減を実現するために重要なツールと言えるでしょう。

文書管理システムとファイルサーバーの違いを解説

文書管理システムとファイルサーバーは、どちらも企業内の情報を保管・共有するためのツールですが、その機能と目的には大きな違いがあります。

まず、ファイルサーバーは、ネットワークを介して様々な種類のファイルを共有・保存するサーバーです。これには文書だけでなく、画像や動画など多種多様なファイルが含まれます。

ファイルサーバーは基本的にデータを保管する場所として機能し、検索機能や編集機能が限られている場合が多いです。また、セキュリティ性能も文書管理システムほど高くないことが一般的です。

一方、文書管理システムは、文書に特化して設計されたシステムであり、文書の作成、分類、検索、管理、更新、廃棄などを一元的に行えます。文書管理システムは高度な検索機能を持ち、文書を素早く検索しアクセスできる点が特徴です。

また、アクセス権限の設定や情報漏洩対策など、セキュリティ対策も強化されており、企業の機密情報の保護に適しています。

つまり、ファイルサーバーが単なる「保管場所」としての役割を果たすのに対し、文書管理システムは「文書業務の効率化と安全管理」を目的としたツールです。

このため、企業として文書を一元管理し、業務効率を向上させたい場合には、文書管理システムの導入が推奨されます。

本章では、文書管理システムとはを解説しました。では文書管理システムを導入すると具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。次章より導入によるメリットを確認しましょう。

文書管理システムのメリットを解説

本章では、文書管理システムによって得られるメリットを7つ紹介します。メリットを理解し最大限活用しましょう。

文書の検索性が向上する

文書管理システムを導入することで、文書の検索性が向上します。

従来の紙の書類管理では、必要な書類を見つけるためには時間と労力が必要でしたが、文書管理システムでは電子化された文書を簡単に検索可能です。

例えば、文書管理システムには、キーワードによる検索機能や、文書にタグを付けて分類する機能が備わっており、タイトルや内容に基づいて素早く目的の文書にアクセスできます。

さらに、あいまい検索機能が搭載されている文書管理システムであれば、文書の正確なタイトルが不明であっても、関連する文書を容易に見つけることが可能です。

こうした高度な検索機能により、文書管理システムは情報管理の効率化に貢献しています。

印刷や保管にかかるコストの削減

文書管理システムですべての文書を電子化することにより、コピー用紙やインクなどの印刷に必要な消耗品のコストが削減されます。

また、紙の文書を保存するためのスペースも不要となり、その分の賃料や保管場所の管理費用も削減可能です。特に紙文書の量が多い企業では、これらの削減効果は大きいでしょう。

さらに、文書管理システムは文書の一元管理を可能にするため、物理的な書類の整理や保管の手間が省け、管理コストも軽減されます。また、デジタル化によりセキュリティ対策も向上し、物理的な保管に伴うセキュリティコストも削減可能です。

このように、文書管理システムを活用することで、印刷や保管にかかるコストの削減だけでなく、業務効率の向上とリスク管理の強化にも繋がります。

古い資料を誤って使用することによるミスを削減できる

文書管理システムは、古い資料を誤って使用することによるミスを削減できます。

従来の紙の資料や電子化された文書では、古いデータと最新のデータが混在し、気づかずに古い情報を参照してしまうリスクがありました。このようなミスは、業務の非効率化や重大なトラブルの原因となりかねません。

しかし、文書管理システムでは「誰が」「いつ」文書を更新したのかを正確に記録できるため、最新のデータが一目で分かります。

さらに、文書管理システムには、同じ内容の資料であっても作成日順に並べ替える機能があり、最新の資料と古い資料の区別が簡単です。また、バージョン管理機能が備わっている文書管理システムも多く、古いデータと最新のデータを両方保管し、必要に応じて参照できます。

これにより、資料の混在による誤使用のリスクを最小限に抑え、業務効率の向上と信頼性の確保につながるでしょう。

データ共有の簡略化

文書管理システムの導入により、データ共有のプロセスが簡略化されます。

従来の紙の文書では、複数人が同時に文書を閲覧することが困難であり、情報共有のスピードが制限されることが多々ありました。しかし、文書管理システムを使用することで、電子化された文書をオンライン上で簡単に共有できます。

これにより、複数の従業員が同時に必要な情報にアクセスでき、業務の効率が向上します。

さらに、文書管理システムにはワークフロー機能が搭載されていることが多く、書類のチェックや承認プロセスをシステム内で完結可能です。この機能により、紙ベースの書類のチェックや承認の手間を省き、スムーズな業務遂行が実現できます。

また、リモートワークや外出先での業務が増える現代において、文書管理システムは有用です。専用のデバイスを使用すれば、自宅や出張先など、どこにいても必要な文書にアクセスでき、即座に業務上の疑問や問題を解決できます。

こうした柔軟なデータ共有機能により、文書管理システムは現代のビジネス環境における重要なツールとなっています。

セキュリティの強化

文書管理システムは、企業の情報セキュリティを強化するための重要な手段です。

従来の紙ベースの文書管理では、施錠の甘い保管棚や文書の置き忘れなどが原因で情報漏洩のリスクが高く、必要な文書を持ち出す際にも紛失のリスクが伴います。

しかし、文書管理システムを利用すれば、文書を電子化して管理することで、アクセス権限を設定し、特定の人だけが閲覧・編集できるように制限をかけることが可能です。このようなアクセス制御により、情報漏洩のリスクを軽減します。

さらに、文書管理システムは、多くの場合、バックアップ機能を備えており、データの紛失を防ぐための対策も施されています。

クラウド型の文書管理システムであれば、災害などの緊急事態が発生しても、クラウド上にデータが保存されるため、一度に全ての記録を失うリスクを回避できるでしょう。

また、文書管理システム自体にセキュリティ設定を設けておくことで、重要な書類に対して手間のかかるロック設定を個別に行う必要がなく、保存するだけで自動的に安全な状態を保持できます。

このように、文書管理システムは様々なセキュリティリスクに対する防御機能を提供し、企業の情報保護において有効です。

リモートワークへの対応

リモートワークが普及する現代のビジネス環境において、文書管理システムの導入は効果的です。

クラウド型の文書管理システムを利用すれば、オンライン上で文書を一元管理できるため、オフィス以外の場所からも簡単にアクセスできます。

これにより、出張先や在宅勤務中でもすぐに必要な資料を確認でき、業務の継続性を確保可能です。文書を電子化することで、物理的な書類を持ち歩く必要がなくなり、どこにいても業務を円滑に進められるでしょう。

さらに、リモートワーク環境では、ネットワークの安全性が常に懸念されますが、文書管理システムはアクセス権限の設定やデータの暗号化など、強固なセキュリティ機能を提供します。

これにより、社外での作業でも安心して機密情報にアクセスできるため、リモートワーク中でも生産性を維持しつつ、安全に業務を遂行可能です。

電子化による業務の効率化

文書の電子化と文書管理システムの導入により、業務の効率化が向上します。

従来の紙ベースの書類管理では、書類を物理的に回覧したり、捺印やファイリングといった手作業が必要でしたが、電子化することでこれらのプロセスが不要です。書類をオンラインで回覧できるため、決裁や承認のプロセスがスムーズに進み、業務全体のスピードアップが図れます。

さらに、文書管理システムの導入により、文書の検索時間が短縮され、必要な情報をすぐに共有できるため、作業効率も向上するでしょう。

また、電子化により承認や申請をオンラインで行うことができるため、外出先や出張先からでもプロセスを滞りなく完了可能です。これにより、業務が中断することなく継続され、生産性の向上に貢献します。

文書管理システムは、データの電子化とともに業務フロー全体を最適化するための強力なツールとなり、企業の競争力をさらに高めるために不可欠な要素と言えるでしょう。

本章では、文書管理システムを導入するメリットについて紹介しました。ただし、メリットだけでなく、デメリットを理解しておくことも重要です。次章では文書管理システム導入によるデメリットを紹介します。

導入によるデメリットも理解しておこう

本章では、文書管理システムによって発生するデメリットを2つ紹介します。デメリットを理解し、できる限りの対策をたてておきましょう。

費用がかかる

文書管理システムの導入に際してデメリットとなるのはコストです。

まず、文書管理システムの導入には初期費用がかかります。クラウド文書管理システムを利用する場合には、毎月のランニングコストも必要です。さらに、運用開始当初は紙の文書を電子化するための人件費やアウトソース費用もかかります。

また、全社員が文書管理システムを効率的に使いこなせるようにするための教育コストも必要でしょう。これらのコストは、企業の規模や文書の管理ニーズに応じて異なりますが、適切なコスト管理が求められます。

また、文書管理システムを効果的に導入するためには、単に導入するだけでなく、実際に活用していくことが重要です。

コスト削減を優先しすぎて使いにくい文書管理システムを選んだり、社員教育を十分に行わない場合、逆に業務効率が低下し、企業の業績に悪影響を与える可能性もあります。

そのため、導入を検討する際には、会社の規模や書類管理のニーズに合わせた最適な料金プランを選び、無駄なコストを削減する工夫が求められます。適切な費用対効果を見極めることが、成功の鍵となるでしょう。

管理やマニュアル共有が手間

文書管理システムの導入には、新たな社内ルールの構築や社員教育が必要となり、それが手間になる場合があります。

文書管理システムを効果的に運用するためには、明確なルールを定め、それを全社員に周知し徹底させることが重要です。ルールや使い方が曖昧であれば、導入した文書管理システムの機能を十分に活かせず、結果的に効率的な文書管理の実現は難しいでしょう。

例えば、文書をただ保管するだけでライフサイクル管理が適切に行われていない場合、検索や共有がうまく機能しなくなり、文書管理システム本来の価値を損ねる可能性があります。

また、文書管理システムを運用していく中で、さまざまな課題や改善点が見つかります。そのため、定期的な運用ルールの見直しや文書管理システムの更新が必要です。

これを怠ると、データの管理が分散し、文書管理システムの有効性が低下する恐れがあります。さらに、新機能の追加や文書管理システムの改善が行われる場合もあるため、常に最新の状況を把握し、柔軟に対応しましょう。

こうした運用の手間を軽減するためには、サポート体制のある文書管理システムを選ぶことも一つの手段です。

本章では文書管理システム導入によるデメリットを解説しました。次章では、文書管理システムの種類とそれぞれの特徴を解説します。

文書管理システムの種類とそれぞれの特徴

本章では、文書管理システムの主な5つのタイプを解説します。自社にどの文書管理システムが向いているか検討するためにも、ぜひご覧ください。

社内文書の保管・活用特化型

社内文書の保管・活用特化型の文書管理システムは、報告書や稟議書、議事録などの社内文書を効率的に保管し、活用することが目的です。

このタイプの文書管理システムは、文書の管理や検索機能に特化しており、特定の文書を素早く見つけられます。さらに、文書の版管理や期限管理が簡単に行えるため、最新の情報を活用可能です。

社内文書の保管・活用特化型の文書管理システムは、プロジェクトで他の部署とも書類を共有したい場合や、テレワーク時に社内文書を素早く取り出したい場合などに特に便利です。

多くの文書管理システムにはワークフロー機能が搭載されており、申請や承認作業を効率化することで、業務の流れをスムーズにします。

文書の種類を問わず、全般的な保管が可能なため、様々な業務のニーズに対応できる汎用性の高い文書管理システムと言えるでしょう。

社内文書の作成・共有特化型

社内文書の作成・共有特化型の文書管理システムは、マニュアルやナレッジといった社内情報を効果的に文書として作成し、共有可能です。

このタイプの文書管理システムは、文書の保管だけでなく、作成の効率化にも重点を置いており、社内の知的財産を集約し、活用することを目的としています。文書のテンプレート機能や画像編集機能など、文書作成を支援する多彩な機能を搭載しており、これにより効率的に文書を作成可能です。

さらに、このタイプの文書管理システムは、文書を整理し、迅速に検索できる機能も備えているため、必要な情報やナレッジに素早くアクセスできます。

特に、「書類の作成時に自分にないナレッジを活用したい」「複数人で同時に書類を作成したい」といったニーズに応える機能が充実しており、社内のコラボレーションの促進に貢献するでしょう。

文書の作成から保管、さらには廃棄までのライフサイクルをサポートし、業務の効率化を図れるため、企業全体での情報共有と作業効率の向上が可能です。

こうした機能を持つ文書管理システムは、特に知識管理や情報共有を重視する企業にとって理想的な選択肢となります。

契約書や国税関係書類特化型

契約書や国税関係書類特化型の文書管理システムは、契約書、請求書、見積書、領収書などの国税関係書類を効率的に管理するために設計されています。

このタイプの文書管理システムは、電子帳簿保存法に準拠した保存要件を満たす機能を備えており、特に契約書や帳票類の電子化とその長期保存が可能です。

検索機能が充実しており、必要な文書を素早く検索できるほか、認定タイムスタンプ機能によってデータの真正性が保証されるため、安心して利用できるでしょう。

さらに、このタイプの文書管理システムは、契約書の台帳管理と更新管理を効率化する機能も充実しており、契約書の更新期限を通知する機能なども備えています。

契約数が増えるにつれて管理が煩雑になる契約書類の保管や更新作業を軽減するために、データベースを構築し、必要に応じて簡単に契約書を取り出すことが可能です。

PDFやスキャンで契約書を保管する場合でも、データベース化することで、台帳への転記作業の手間を省き、効率的に文書を管理できます。

契約書の作成・共有特化型

契約書の作成共・有特化型の文書管理システムは、契約書の作成から共有までのプロセスを効率化可能です。

このタイプの文書管理システムは、繰り返し使用される契約書の作成を迅速かつ効率的に行うことを目的としています。特に、契約書作成の際には、自社と取引先の意向を反映した修正や追記作業が必要であり、そのプロセスは手間がかかるものです。

この文書管理システムは、テンプレート機能を活用することで、こうした作業を効率化し、作成の負担を軽減します。

さらに、契約書作成共・有特化型の文書管理システムには、作成した契約書を簡単に共有できる機能が備わっており、関係者間でのスムーズな文書共有が可能です。

また、必要な承認業務をシステム内で行える機能も提供しており、承認プロセスの管理が容易になります。

契約書の作成や修正、共有にかかる時間と手間を削減するこの文書管理システムは、特に契約書の作成頻度が高い企業にとって、非常に有効なツールと言えるでしょう。

社内外保管特化型

社内外保管特化型の文書管理システムは、社内だけでなく社外の関係者とも効率的に文書を共有できるように設計されています。

クラウド型のファイル共有サービスを利用することで、社内外のどこからでも文書にアクセスできるため、仕事の内容によって社外の人と書類を共有する必要がある場合におすすめです。この文書管理システムは、社外の人に紙ベースで書類を渡す手間やリスクを削減し、電子的な方法で安全に情報を共有できます。

また、社内外保管特化型の文書管理システムでは、共有する相手に応じてアクセス権限を細かく設定できる機能も備えているのが特徴です。これにより、社外の人が文書を閲覧するだけでなく、必要に応じて作成や編集を行えます。

特に、印刷や製本の手間を省き、効率的に書類を管理したい企業にとって、社内外保管特化型の文書管理システムは有用です。

安全性を確保しつつ、柔軟に情報を共有できるため、リモートワークや社外との協力が求められる現代のビジネス環境において重要な役割を果たすでしょう。

本章では、文書管理システムの種類を解説しました。次章では文書管理システムの比較ポイント・選び方を解説します。自社に適したシステムを導入するためにもポイントを確認しましょう。

文書管理システムの比較ポイント・選び方

本章では、文書管理システムの比較ポイントを紹介します。自社に合わないシステムを選んでしまい、導入に失敗しないためにもぜひご覧ください。

文書の検索性・視認性に優れているか

文書管理システムを選ぶ際に重要な比較ポイントの一つが、文書の検索性と視認性です。

膨大な文書の中から目的の文書を素早く見つけるためには、検索機能の充実が欠かせません。文書管理システムには、全文検索や完全一致検索、あいまい検索、絞り込み検索、属性検索など、さまざまな検索機能が搭載されています。

これらの機能から、状況に応じて最適な検索方法を選択することで、目的の文書に素早くアクセス可能です。また、検索結果をサムネイル表示する機能があると、文書の内容を一目で確認できるため、文書を一つずつ開いて確認する手間を省けます。

さらに、文書管理システムでは文書ごとにカテゴリ分けをしたり、タグを付けたりするのが一般的ですが、これらの作業に時間がかかることもあります。

そのため、文書番号の自動カウントアップ機能や、所属部署や作成者の自動入力機能を備えた文書管理システムを選ぶことで、入力や仕分け作業の時間を短縮可能です。

以上より、過去の文書を頻繁に使用する場合や、素早く情報にアクセスしたい場合には、検索性の高い文書管理システムを導入しましょう。

セキュリティリスクヘの対策がされている文書管理システムか

文書管理システムを選ぶ際には、セキュリティリスクへの対策が十分にされているかどうかを確認してください。

企業の文書管理において、機密情報や重要なデータを扱うことが多いため、不正アクセスや情報漏洩を防ぐためのセキュリティ機能が不可欠です。

例えば、文書やフォルダごとにアクセス権限を設定できる機能や、アクセスログの記録、接続端末やIPアドレスの制限、データの暗号化など、さまざまなセキュリティ対策が求められます。

また、セキュリティリスクとしては情報漏洩や紛失、盗難、誤廃棄、改ざん、さらにはランサムウェアやウィルス感染などが考えられます。

これらのリスクに対処するために、文書管理システムには暗号化や防御ソフトの導入、ダウンロードや印刷の制限機能、透かし文字の挿入機能などが備わっていることが望ましいです。これにより、データの流出や改ざんを防ぎ、機密情報の安全性を確保できます。

特に、外部流出のリスクを抑えるために、外部アクセスに対する厳格な制限と監視が重要です。企業の信頼を守るためにも、セキュリティ対策が万全な文書管理システムを導入しましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

文書管理システムの導入の際には、クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶか比較しましょう。それぞれに異なるメリットとデメリットがあり、企業のニーズに応じた選択が求められます。

まず、クラウド型文書管理システムは、インターネット上のサーバーを利用して文書を管理するもので、初期費用が低く、メンテナンスが不要なため、低コストで導入できます。また、バージョンアップが容易で、ユーザー数や機能に応じて柔軟に対応できる点も特徴です。

しかし、外部のサーバーを使用するため、セキュリティ面での不安が残ることもあります。

一方、オンプレミス型文書管理システムは自社内のサーバーで文書を管理する方法で、セキュリティ面での強みがあります。情報を社内に保存するため、外部からの不正アクセスリスクを抑えられ、機密性が求められる情報の管理におすすめです。

カスタマイズの自由度が高く、自社のニーズに合わせて文書管理システムを最適化できるため、より細かな設定ができます。しかし、サーバーの購入や設置にかかる初期費用が高く、IT人材の確保や定期的なメンテナンスが必要となる点がデメリットです。

自社のリソース、情報セキュリティポリシー、費用対効果を考慮し、どちらのタイプの文書管理システムが自社にとって最適かを慎重に検討しましょう。目的に応じて適切な選択をすることで、文書管理の効率化とセキュリティの確保を両立させられます。

目的に合った機能が備わっているか

文書管理システムに、自社のニーズに合った機能が備わっているかどうかを確認しましょう。

導入する前に、何のために導入するのか、その目的と期待される変化を明確にする必要があります。たとえば、文書の共有や承認プロセスの自動化を目的とする場合には、それらの機能が充実している文書管理システムを選ぶことが求められます。

また、検索性の高さや文書の保管・編集のしやすさなど、従業員の使い勝手を考慮することも大切です。

具体的な機能としては、電子文書の一元管理、充実した検索機能、期限切れ文書の自動廃棄機能、紛失データの復元機能、承認・申請のワークフロー機能、変更履歴の追跡機能などが一般的です。

また、公開範囲の設定が容易かどうか、テンプレートの保存機能があるか、スマートフォンからでも閲覧が簡単か、セキュリティが十分に担保されているかといった点も、文書管理システム選定の際に確認しましょう。

必要な機能を装備した文書管理システムを選ぶことで、文書管理システムの導入効果を最大化し、リソースの無駄を防ぎます。

マルチデバイスに対応した文書管理システムか

文書管理システムを選定する際には、マルチデバイスに対応しているかどうかの確認が重要です。

特に外出先でスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末を使用して文書にアクセスする機会が多い企業にとっては、この機能は欠かせません。マルチデバイスに対応した文書管理システムであれば、外出先やリモートワーク中でも簡単に文書を確認し、編集や共有が可能です。

これにより、例えば商談直後に契約書を発行して申請・承認のプロセスを素早く完了させられ、スピード感のある対応で取引先や顧客からの信頼を得られます。

また、マルチデバイスを活用すれば、取引先や顧客に対して直接その場で書類を見せたり、商談の際に有利な資料を提示しながら交渉を進めることも可能です。

これにより、契約締結の確度を高められるでしょう。文書管理システムの選定時には、利便性と柔軟性を考慮し、マルチデバイス対応の有無を重視しましょう。

本章では文書管理システムの比較ポイント・選び方を解説しました。次章では、当編集部がおすすめする文書管理システム19製品を一覧比較表で紹介します。本章を参考に気になる製品をピックアップしてみましょう。

【2024年11月最新】おすすめの文書管理システム19製品を一覧比較表で紹介

本章では、当編集部がおすすめする文書管理システム19製品の一覧比較表を確認しましょう。

この比較表では特徴、価格、提供形態などを一括で確認できます。そのため、時間のない文書管理システム選定担当者の方でも、迅速かつ簡単に自社に合う可能性の高い製品を絞り込むことができます。

自社に合いそうな文書管理システムを5～6つくらいまで絞り込み資料請求をして、営業担当の方に詳しい話を聞きながら選定することで、自社の業務を最適化できる製品を選べる可能性が高まるでしょう。


次章では、各文書管理システムについて、より具体的な情報を紹介していきます。気になっている文書管理システムについて、より詳細な情報を確認しましょう。

社内文書の保管・活用におすすめな文書管理システム8製品を徹底比較

本章では各社内文書の保管・活用におすすめな文書管理システムの詳しい情報を紹介します。

楽々Document Plus

楽々Document Plus
特徴	幅広いドキュメントの管理に対応、ワークフロー機能搭載 自社に敵した導入形態を選択可能
価格	90,000円 ～
提供形態	オンプレミス、クラウド、パッケージソフト
対象企業規模	50名以上
無料 トライアル	△(デモあり)
対応デバイス	Microsoft Edge（IEモードを含む）、Google Chrome、Firefox iPad（Safari）、Android（Google Chrome）、Windowsタブレット

※出典：楽々Document Plus公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


楽々Document Plusは、自社に適した導入形態を選択可能な文書管理システムです。

楽々Document Plusの導入によって、多様な運用環境やニーズに合わせて柔軟にシステムを導入できるため、企業の既存のITインフラに負担をかけずに文書管理の最適化を実現できるでしょう。

以上より、セキュリティ要件が厳しい金融業界や、既存のITインフラに合った柔軟なシステム導入を求める企業は、楽々Document Plusの導入がおすすめです。


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MyQuick

MyQuick
特徴	幅広い用途に使用可能、スピーディーな検索が可能、アラート通知で漏れ防止
価格	月額20,000円～
提供形態	オンプレミス、クラウド
対象企業規模	全ての規模
無料 トライアル	〇(30日間)
対応デバイス	PC、スマートフォン(iPhone 5s以降、Android 6/7以降) タブレット(iPad/iPad mini)、Windows タブレットOS:Windows 8.1、10

※出典：MyQuick公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


MyQuickは、スピーディーな検索が可能な文書管理システムです。

MyQuickの導入によって、必要な情報を効率よく引き出すことで、業務の停滞を最小限に抑え、よりスムーズな意思決定をサポートできるでしょう。

以上より、大量の文書やデータを日常的に扱い、業務効率を高めたいと考えている企業は、MyQuickの導入がおすすめです。


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FileBlog （ファイルブログ）RA／CM

FileBlog RA／CM
特徴	ファイルサーバーを情報共有ポータル化、全文検索で文書が速く見つかる Git バージョン管理カンバンボードを実現
価格	RAエディション：初期費用1,029,000円 CMエディション（永続）：初期費用1,451,000円
提供形態	オンプレミス、パッケージソフト
対象企業規模	全ての規模
無料 トライアル	〇（60日間）
対応デバイス	Windows、Mac、iOS、Android

※出典：FileBlog RA／CM公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


FileBlog （ファイルブログ）RA／CMは、Git バージョン管理カンバンボードを実現する文書管理システムです。

FileBlog RA／CMの導入によって、プロジェクトの進行状況や文書の変更履歴を一元的に把握でき、チーム全体での協力体制が強化されるため、効率的なプロジェクト管理が可能になるでしょう。

以上より、ソフトウェア開発やエンジニアリングチームが多く存在するIT企業や、プロジェクト管理が複雑な企業は、FileBlog RA／CMの導入がおすすめです。


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REXファイルファインダー

REXファイルファインダー
特徴	文書をサムネイルを表示、探しきれないファイルを簡単に発掘 ダウンロードなしで全ページ内容確認
価格	2,000,000円 ～
提供形態	オンプレミス、クラウド、パッケージソフト
対象企業規模	250名以上 5,000名未満
無料 トライアル	–
対応デバイス	Internet Explorer8以降、Firefox 3以降

※出典：REXファイルファインダー公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


REXファイルファインダーは、ダウンロードなしで全ページ内容確認ができる文書管理システムです。

REXファイルファインダーの導入によって、必要な文書の内容をすぐに確認できるため、無駄なダウンロードを省き、業務の効率を高めつつ作業を中断することなく進められるでしょう。

以上より、膨大な数のファイルを日常的に扱う法務部門や、効率的な情報アクセスが求められる企業は、REXファイルファインダーの導入がおすすめです。


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CLOUD CABINET

CLOUD CABINET
特徴	紙文書と電子文書をまとめて管理、API連携で電子契約自動連携 契約書管理に必要な作業をサポート
価格	問い合わせ
提供形態	クラウド
対象企業規模	100名以上
無料 トライアル	–
対応デバイス	–

※出典：CLOUD CABINET公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


CLOUD CABINETは、API連携で電子契約自動連携が可能な文書管理システムです。

CLOUD CABINETの導入によって、契約書の管理作業を効率化し、手作業によるエラーを減らすことで、契約プロセス全体を円滑に進めることができ、業務の信頼性を高めるでしょう。

以上より、契約書の取り扱いが多く、手続きの効率化と正確性を求める法務部門や管理部門を持つ企業は、CLOUD CABINETの導入がおすすめです。


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invoiceAgent

invoiceAgent
特徴	電子帳簿保存法に対応、インボイス制度対応の業務効率化 文書のライフサイクルを管理
価格	月額30,000円～
提供形態	–
対象企業規模	–
無料 トライアル	〇（30日間）
対応デバイス	–

※出典：invoiceAgent公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


invoiceAgentは、インボイス制度対応で業務効率化を実現する文書管理システムです。

invoiceAgentの導入によって、煩雑な法規制対応をスムーズに進めることができ、業務の正確性と効率を同時に向上させることで、企業のコンプライアンスを強化できるでしょう。

以上より、インボイス制度に対応する必要がある経理部門や、法規制対応を重視する企業は、invoiceAgentの導入がおすすめです。


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CIERTO

CIERTO
特徴	制作ワークフローの生産性向上 ユーザーごとにアクセス領域や操作権限を柔軟に設定 社内外問わずインターネット経由によりデータを閲覧可能
価格	–
提供形態	–
対象企業規模	–
無料 トライアル	無料トライアルあり
対応デバイス	–

※出典：CIERTO公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


CIERTOは、ユーザーごとにアクセス領域や操作権限を柔軟に設定できる文書管理システムです。

CIERTOの導入によって、社内外の関係者が安心して情報を共有し、業務を進められる環境を提供することで、プロジェクトの信頼性と効率を向上させるでしょう。

以上より、機密情報を取り扱う大規模な企業や、複数のプロジェクトが同時進行する企業は、CIERTOの導入がおすすめです。


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楽楽電子保存

楽楽電子保存
特徴	AI-OCR機能で項目を自動読み取り、使いやすく社内浸透もスムーズ 紙のスキャナ保存にも対応
価格	月額17,000円～
提供形態	クラウド
対象企業規模	–
無料 トライアル	–
対応デバイス	–

※出典：楽楽電子保存公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


楽楽電子保存は、AI-OCR機能で項目を自動読み取りファイル名の手入力が不要な文書管理システムです。

楽楽電子保存の導入によって、文書のデジタル化を効率的に進めることで、手作業によるミスを防ぎつつ、業務プロセス全体をスムーズに運営できるようサポートするでしょう。

以上より、紙文書が多く、デジタル化を推進しつつ業務効率を高めたい中小企業や、大量の文書を扱う企業は、楽楽電子保存の導入がおすすめです。


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本章では、社内文書の保管・活用におすすめな文書管理システム11製品を紹介しました。次章では、契約書・国税関係書類におすすめの文書管理システムを紹介します。

契約書・国税関係書類におすすめの文書管理システム2製品を徹底比較

本章では契約書・国税関係書類に強みを持つ文書管理システムの詳しい情報を紹介します。

LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネ
特徴	アップロードするだけでをテキストデータ化 キーワードによる全文検索で契約書が見つかる 自動リマインドで更新期限の見落としを防止
価格	問い合わせ
提供形態	クラウド
対象企業規模	全ての規模
無料 トライアル	–
対応デバイス	–

※出典：LegalForceキャビネ公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


LegalForceキャビネは、自動リマインドで更新期限の見落としを防止する文書管理システムです。

LegalForceキャビネの導入によって、契約書の管理において、重要な期限を確実に把握し、ミスを防ぐことで、企業の法務リスクを最小限に抑えながら業務を円滑に進められるでしょう。

以上より、契約書管理が頻繁に行われる法務部門や、期限管理が重要なプロジェクトを多く抱える企業は、LegalForceキャビネの導入がおすすめです。


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バクラク電子帳簿保存

バクラク電子帳簿保存
特徴	アップロード可能書類が豊富、OCRによる自動入力対応 システム上で訂正履歴の管理・確認
価格	月額12,000円～ 無料プランあり
提供形態	クラウド
対象企業規模	全ての規模
無料 トライアル	–
対応デバイス	–

※出典：バクラク電子帳簿保存公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


バクラク電子帳簿保存は、システム上で訂正履歴の管理・確認が可能な文書管理システムです。

バクラク電子帳簿保存の導入によって、文書の修正履歴を簡単に追跡できるため、企業の内部統制を強化し、監査対応をスムーズに進められるでしょう。

以上より、内部統制や法令遵守が厳格に求められる企業は、バクラク電子帳簿保存の導入がおすすめです。

バクラク電子帳簿保存の
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本章では、契約書・国税関係書類におすすめの文書管理システムを紹介しました。次章では、社外との情報共有におすすめの文書管理システムを紹介します。

社外との情報共有におすすめの文書管理システム5製品を徹底比較

本章では社外との情報共有に強みを持つ文書管理システムの詳しい情報を紹介します。

Documal SaaS

Documal SaaS
特徴	25年の導入実績、電子帳簿保存法「電子取引」に対応しJIIMA認証取得済 社外取引先との情報共有で活用可能
価格	月額20,000円～
提供形態	クラウド
対象企業規模	従業員100名以上、売上50億円以上
無料 トライアル	〇（30日間）
対応デバイス	Windows 8.1、Windows 10

※出典：Documal SaaS公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


Documal SaaSは、25年の導入実績を持つ文書管理システムです。

Documal SaaSの導入によって、長年の実績に基づいた安定した運用が可能で、企業の文書管理をスムーズに行い、業務の信頼性を向上させられるでしょう。

以上より、信頼性を重視する大手企業や、導入に際してリスクを避けたいと考えている企業は、Documal SaaSの導入がおすすめです。


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Fleekdrive

Fleekdrive
特徴	徹底したセキュリティ環境、社内や取引先とのファイル共有を効率化 圧倒的なコスパ
価格	月額600円～
提供形態	クラウド
対象企業規模	全ての規模
無料 トライアル	〇（30日間）
対応デバイス	–

※出典：Fleekdrive公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


Fleekdriveは、徹底したセキュリティ環境が特徴の文書管理システムです。

Fleekdriveの導入によって、重要なファイルの管理と共有を安全に行うことで、企業の情報保護を確実にしつつ、業務の効率化を実現できるでしょう。

以上より、機密情報を取り扱う企業や、セキュリティを重視する金融機関や医療機関など、情報漏洩リスクを抑えたいと考える企業は、Fleekdriveの導入がおすすめです。


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Box

Box
特徴	容量無制限、ガバナンスが効いたセキュアな環境 さまざまな業務アプリとシームレスに連携
価格	月額1,881円～
提供形態	クラウド
対象企業規模	全ての規模
無料 トライアル	〇（14日間）
対応デバイス	–

※出典：Box公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


Boxは、容量が無制限の文書管理システムです。

Boxの導入によって、データ管理に制約を感じることなく、業務の効率を高めながらもストレスなく大量のファイルを安全に保管・共有できる環境を提供できるでしょう。

以上より、大量のデータを扱う企業や、長期間にわたり多くのファイルを保存・管理する必要がある企業は、Boxの導入がおすすめです。


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PROCENTER SaaS

PROCENTER SaaS
特徴	他システムと柔軟に連携、発売からオンプレミス版・クラウド版合わせて 230社以上の導入実績、電子帳簿保存法に対応
価格	オンプレミス版:1,440,000円～ クラウド版:月額50,000円
提供形態	オンプレミス、クラウド、パッケージソフト
対象企業規模	全ての規模
無料 トライアル	〇（30日間）
対応デバイス	Windows 10、11

※出典：PROCENTER SaaS公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


PROCENTER SaaSは、他システムと柔軟に連携できる文書管理システムです。

PROCENTER SaaSの導入によって、既存の業務システムに円滑に組み込むことで、業務フロー全体の効率を高め、企業の運用コストを最適化するでしょう。

以上より、複数のシステムを使用している大規模な企業や、既存のIT環境に新たなツールを導入する際に、連携を重視する企業は、PROCENTER SaaSの導入がおすすめです。


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電子取引Save

電子取引Save
特徴	インストールするだけでシステムの設定が完了 自動入力で入力による手間が軽減、低価格で買い切り
価格	–
提供形態	クラウド
対象企業規模	–
無料 トライアル	–
対応デバイス	–

※出典：電子取引Save公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


電子取引Saveは、インストールするだけでシステムの設定が完了する文書管理システムです。

電子取引Saveの導入によって、導入後すぐに使用を開始できるため、初期設定に時間をかけることなく業務を効率的に進めることができ、システム導入の負担を軽減できるでしょう。

以上より、ITリソースが限られている中小企業や、早急に文書管理システムを導入したい企業は、電子取引Saveの導入がおすすめです。


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本章では、社外との情報共有におすすめの文書管理システムを紹介しました。次章では、その他にもおすすめの文書管理システムを紹介します。

その他のおすすめ文書管理システムを紹介

本章では今まで紹介した文書管理システムの他にもおすすめしたい製品の詳しい情報を紹介します。

NotePM

NotePM
特徴	社内版ウィキペディアを手軽に構築 柔軟なアクセス制限、ナレッジ蓄積しやすい 見つけやすいを意識した機能
価格	月額4,800円～
提供形態	クラウド
対象企業規模	全ての規模
無料 トライアル	〇（30日間）
対応デバイス	–

※出典：NotePM公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


NotePMは、社内版ウィキペディアを手軽に構築できる文書管理システムです。

NotePMの導入によって、社内の知識や情報を一元管理し、全社員が必要な情報を簡単に共有・参照できることで、業務の効率を高め、組織全体の知識の蓄積を促進するでしょう。

以上より、社内での情報共有を効率化したい中小企業から大企業まで、特に知識の一元管理を重視する企業は、NotePMの導入がおすすめです。


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Confluence

Confluence
特徴	公開範囲を設定でき情報共有が手軽 業界や業種を問わず活用できる、ツールの定着をサポート
価格	クラウドプラン:初期費用無料、月額654円～ 無料プランあり
提供形態	オンプレミス、クラウド
対象企業規模	10名以上
無料 トライアル	〇（14日間～30日間）
対応デバイス	–

※出典：Confluence公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


Confluenceは、業界や業種を問わず活用できる文書管理システムです。

Confluenceの導入によって、企業はさまざまな業界や業種において、自社のニーズに合わせた柔軟な情報共有とコラボレーションが可能になるでしょう。

以上より、複数の部門やプロジェクトが異なる業種で活動している企業は、Confluenceの導入がおすすめです。


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TOKIUM電子帳簿保存

TOKIUM電子帳簿保存
特徴	あらゆる書類を一元管理、ほぼ完全な精度の文章読み取り機能 JIIMA認証を取得
価格	月額10,000円～
提供形態	アプリ
対象企業規模	–
無料 トライアル	–
対応デバイス	iOS・Android・タブレット

※出典：TOKIUM電子帳簿保存公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


TOKIUM電子帳簿保存は、あらゆる書類を一元管理する文書管理システムです。

TOKIUM電子帳簿保存のは、高精度な文章読み取り機能により、手作業での入力ミスを減らし、業務の正確性と迅速さが向上するでしょう。

以上より、法令遵守が重要な業種や、大量の書類を扱う会計事務所や法務部門を持つ企業は、TOKIUM電子帳簿保存の導入がおすすめです。


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PATPOST

PATPOST
特徴	文書管理の負担軽減、電子帳簿保存法対応、ペーパーレス化
価格	月額980円～
提供形態	–
対象企業規模	全ての規模
無料 トライアル	〇（60日間）
対応デバイス	–

※出典：PATPOST公式サイト
※情報が確認できなかったものは – としています。


PATPOSTは、文書管理の負担を軽減する文書管理システムです。

PATPOSTの導入によって、ユーザーの業務プロセスに合わせて文書管理システムを調整することで、業務フローに最適化された運用が可能になり、文書管理の効率が向上するでしょう。

以上より、自社の業務プロセスが複雑で多様な業界や、大規模な業務を抱えている企業は、PATPOSTの導入がおすすめです。


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まとめ｜正しく比較して自社に適した製品を導入しよう

当記事では、そもそも文書管理システムとは何かから、選び方、おすすめの文書管理システムの比較まで幅広く記述しました。

文書管理システムを導入することによって、情報のデジタル化の推進と生産性の向上を実現可能です。

そのため、自社に合った文書管理システムを見つけ、業務効率化を測りましょう。

最後に現在資料請求が可能な、文書管理システム一覧を紹介します。

資料請求可能な文書管理システム一覧

LegalForceキャビネ

株式会社LegalOn Technologies

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Confluence

リックソフト株式会社

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エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社のBox

エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

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NotePM

株式会社プロジェクト・モード

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楽々Document Plus

住友電工情報システム株式会社

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FileBlog （ファイルブログ）RA／CM

株式会社鉄飛テクノロジー

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PROCENTER SaaS

NECソリューションイノベータ株式会社

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invoiceAgent

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

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REXファイルファインダー

寿精版印刷株式会社

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楽楽電子保存

株式会社ラクス

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CLOUD CABINET

寺田倉庫株式会社

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MyQuick

インフォコム株式会社

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PATPOST

オリックス株式会社

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CIERTO

株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

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電子取引Save

アンテナハウス株式会社

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Fleekdrive

株式会社Fleekdrive

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Documal SaaS

株式会社富士通四国インフォテック

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TOKIUM電子帳簿保存

株式会社TOKIUM

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