RPAとは？導入メリット・仕組みやできることについてプロが紹介！

RPA（Robotic Process Automatio）とは、ミスなく、残業代もなく、働いてくれる自動化ロボット。一度RPAツールを導入すれば、人的ミスがなく一定のコストで定型業務が代替できます。

また、業務効率化によって従業員の働きがい向上にも繋がっており、働き方改革やDXといったトレンドも相まって注目を集めています。

そんな便利なRPAですが、「そもそも何ができるのか」、意外と詳しく知らない方が多いのも事実です。加えて、RPAツールとは万能ツールではありませんので失敗事例もあるのが事実。

そこで当ページでは、初めて導入する方でも失敗しないよう、RPAとは何か、詳しい仕組みや導入のメリット、導入の具体的なプロセスや導入事例まで、RPAのプロが全容をまとめました。

プロの視点から、あなたの業務に適したRPA導入を検討いただけますので、働き方改革を進めたい経営者、企業の担当の方は是非参考にしていただけますと幸いです。

AIなの？ロボットなの？RPAの仕組みとは？

RPA（アール・ピー・エー）とは「Robotic Process Automation」の頭文字を取った単語であり、パソコンを使って人力で行っているさまざまな業務を自動化するロボットのことです。

近年ではテレワークが進んだ背景もあり自治体にもITの導入が広がり始め、BPOサービスとRPAを掛け合わせたサービスを提供する企業なども登場するようになりました。ERPやAI、RPAなどを組み合わせることで高度な自動化を目指す企業も増え、今後ますますRPAをはじめとしたIT市場はにぎわっていくとみられています。

私たちが日頃取り組んでいる業務の中には「Excelファイルを読み込んで特定の項目をコピー＆ペーストする」「毎日〇時になったら特定のWebサイトから決まったPDFデータをダウンロードする」など、同じ作業を繰り返し行わなければならないものも少なくありません。こういった「繰り返しの業務」を自動化することを得意としているのがRPAです。

RPA自体は「業務を自動化するソフトウェアロボット」という概念であり、RPAを使って業務を効率化するツールのことを「RPAツール」と呼んでいます。

国産ツールと海外ツールの違いは？

国産ツールは日本語のサポートが受けられるのが魅力で、WinActorの他にも当ページ監修を行っているRobo-Pat（ロボパット）などがございます。

海外で開発されたRPAツールでは「Automation Anywhere」や「Blue Prism」などもよく利用されています。しかし、非エンジニアや日本語でのサポートが必要な方は、少しハードルが高いと言えるでしょう。 ここまで、RPAツールとは？ということについて概要をご紹介しましたが、もう少し突っ込んで「何ができるのか、仕組みはどうなってるのか」 についてご紹介していきます。

RPAのClassとは

RPAには「Class」という段階があり、Class1～Class3の3段階によって自動化できる範囲が異なります。それぞれの自動化範囲を簡単にご紹介しましょう。


Class1まではAIは使用されておらず、単純にRPAツールで単純作業を自動化するに過ぎませんが、Class2以降はAIと連携して複雑性の高い業務も自動化します。Class2では画像解析や音声解析などのAIが用いられますが、Class3はさらにAIが進化した「ディープラーニング」という方式にも対応し、AIが自分で学習できるようになります。

現在流通しているRPAツールは大半が「Class1」に分類されており、まだ手順が決まっていない業務を自動化するのは難しいのが現状です。しかし、言語解析などを通じた音声認識などのAI技術は研究開発が続けられており、今後はさらなる発展が期待できるでしょう。

3種類あるRPAツールの提供方法

RPAツールの提供方法は大きく分けると「クラウド型」「デスクトップ型」「サーバー型」の3種類あり、それぞれ特徴が異なります。

RPAでは何ができるの？導入の前に知っておきたいメリットとは？

RPAを導入する前に、導入によって期待できる5つのメリットを紹介します。

業務を簡単に効率化できる

RPAの導入によって、これまで人の手で行っていた業務を簡単に効率化できます。特に定型的な業務に効果が高く、「一定周期で繰り返し処理しなければならない単純作業」であるほどRPAが効果を発揮します。

例えばサービスの利用申請登録がメールで送られてくるたびにExcelに手動で転記していた処理を、メールを開封した段階でRPAが自動的にエクセルに転記させるなどの処理に転換するなどの使い方が考えられるでしょう。

また、これまで目視で行っていた売上データのチェックをRPAで自動化してエラーが起きている箇所を抽出するなど、所定の条件に該当しないデータをリストアップする作業も得意です。

定型業務から解放される

1ヶ月に1回、1週間に1回、もしくは毎日1回など、決まった時刻に決まった作業を実施しなければならない業務はどの企業にも少なからずあるでしょう。仮に担当者が1人しかいなければ、その業務があるために休暇を取りたくても取れない状況に置かれている場合も少なくありません。

RPAは手順の決まっている定型業務を得意としているため、日時や時間を設定するだけで人間が操作しなくても自動的に処理を開始してくれます。自動化によって定型業務から解放されることで、空いた時間は他の重要業務に活用したり、休暇に充てたりできます。

コスト削減につながる

定型業務にかかっている人件費は、試算してみると案外多いものです。特に時間がかかる業務であればあるほど、生産性の低い業務に膨大なコストをかけている状態が続くことになります。RPAを活用して業務を効率化できれば、大幅にコストを削減できる可能性が高まるでしょう。

この業務をRPAの導入によって担当者1人が1日15分確認作業を行うだけにできれば、1ヶ月間の工数は「0.25時間×1人×20日＝5時間」となり、115時間もの業務時間を削減できます。1年間に換算すると1,380時間もの削減になるため、コスト削減効果はさらに大きくなります。

ヒューマンエラーを減らせる

人間が作業する以上、業務上のミスは付きものです。どれだけ慎重に確認してもヒューマンエラーを完全に失くすことは難しく、業務量や担当者の人数が増えれば増えるほどミスの件数も増えやすくなるでしょう。

RPAであらかじめ業務を自動化すれば、事前に設定した規則に則って正確に処理を行うため、ミスを大幅に削減できます。想定外のエラーが出ている可能性もあるため最終チェックは人間の手で行う必要があるものの、担当者によって作業手順が異なるなどの理由でチェックが煩雑化するおそれも低くなるので、スムーズに業務を進められます。

サービス品質が向上する

自動化によって業務全体の効率化を図ることで、お客様に提供するサービスの品質向上も期待できます。


このように、RPAは社内の業務を効率化できるだけでなく、サービス品質の向上にも大きく貢献します。

業界・業務別で見る最新の導入事例5選

RPAは業界や業務を問わず、さまざまな企業で活躍できる可能性があります。ここで、実際の最新の導入事例を5種類、業界・業務別にご紹介しましょう。

事例１：公文書データの自動貼り付け

税理士や社労士、行政書士や司法書士、中小企業診断士といった士業が中小企業の支援サービスを展開しているある企業では、社会保険手続きに膨大なチェックや入力の手間がかかっており、さらに業務フローが担当者によってバラバラになっている問題を抱えていました。

そこでこれまではダウンロード後に印刷して担当者が目視で確認していた公文書をOCRを使ってデータ化し、そのデータをRPAツールで業務支援ソフトに自動で貼り付けるという取り組みを開始します。

これにより、従来は1人あたり8時間×5日間かけて3人で行っていた業務が月120時間以上削減され、従業員のモチベーションアップにもつながる効果を達成しています。

事例２：ホテル内の各部門からの売上報告の集計

働き方改革に取り組む上で業務効率化に着目したホテル業界のある企業では、RPAツール導入に先駆けて業務分析を行ったところ、自社に存在する非効率な業務を発見しました。そこで1ヶ月のトライアル期間を経てRPAツールを導入し、2ヶ月で4つのロボットを作成しています。

特に経理業務の無駄を削減するためにこれまで手動で行っていた日別売上データの収集・Excelファイルへの転記業務を自動化したところ、毎日1時間かかっていた作業がゼロになり、月間22時間の削減を達成しました。

事例３：登記簿謄本の取り寄せ業務を自動化

ルーティン業務を効率化するためにRPAツール導入に踏み切ったコンサルティング業界のある企業では、将来的なRPAの導入を前提として作成した業務フローに基づき、導入後2ヶ月以内に7つものロボットを動かすことに成功しました。

特に登記簿謄本の取り寄せ業務では、手動で処理すると1件あたり20分かかる業務をRPAツールの活用によってわずか3分に短縮し、大幅な業務の効率化を達成しています。ルーティン業務を自動化できたことで、重要な業務に回す時間も増加しました。

事例４：テレアポリスト業務効率化とレポート作成の自動化

管理部門や営業部門で定期的に発生する転記作業がボトルネックになっていた広告業界のある企業では、業務を効率化するためにRPAの導入を決定し、トライアルを開始するまでの3ヶ月でRPAを社内に浸透させるさまざまな取り組みを実施しました。

営業部門におけるテレアポリストのリスト確認とクライアントへのレポート作成をRPAで自動化した効果は大きく、リスト確認では1日1人あたり30分～1時間もの業務時間の短縮に成功し、クライアントへのレポート作成は作業時間ゼロを実現しています。

初めて導入される必見！導入までの流れをご紹介

ここまで、RPAの具体的な事例をご紹介してきました。RPAを導入したいとは思っているものの、どのようにスタートすれば良いのか分からないという方も多いでしょう。そこで、初めてRPAを導入する際の具体的な流れを分かりやすくご紹介します。

1.業務分析

残念ながら、現状では社内のすべての業務をRPAで自動化することはできません。そのため、「社内のどの業務に対してRPAを使うと業務を効率化できるのか」を明らかにすることが非常に重要です。

「どの業務にRPAを活用するのか」「目標の数値はどのくらいに設定するか」などのゴールを設定することが大切です。

業務分析を行うためには、まず「自社の業務にはどのようなものがあるか」をひと通り洗い出して、個々の業務にどのくらいの時間がかかっているかを細かく割り出す必要があるでしょう。あまり深く考えずに行っていた日々の業務が、あらためて見ると実は大きな負担になっていたというケースは意外と多いものです。

どうすればいいの？導入の際のポイント

社内の業務のうちどの部分にRPAを活用できるのか、それによってどのくらいの効果が見込めるかを詳しく算出するためには、できる限りRPAに詳しい専門業者に協力を依頼することをおすすめします。

場合によってはRPAではなくエクセルのマクロを開発したり、OCRを使ったりした方が高い効果を得られる可能性もあるため、さまざまな可能性を提案してもらえる業者を選ぶと良いでしょう。

監修しておりますスターティアレイズ株式会社では、ご提案時に徹底したヒアリングと業務プロセス分析を行い、内容に合わせたプロダクト提供を行っています。プロと並走して業務改善をしていきたい方は是非ご相談してみることをおすすめします。

以下のページからロボタンゴ以外も含めてRPAの比較相談が可能です。

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2.テスト導入（トライアル）

RPAを導入する箇所や目標の削減工数などが定まったら、まずは設定が完了したRPAをテスト導入してみましょう。PoC（概念検証）とも呼ばれる「実際に製品を導入して効果があるかどうか」の検証は重要です。

いきなり全社で導入すると失敗した時の影響が大きい上に、成果の検証がしにくくなります。そのため、システム部門のみに限定するなど小規模な組織で行うことが望ましいといえます。

トライアル期間は2週間や1ヶ月など、一定の期間を決めて行います。業務内容によっても適切な期間は異なるため、RPAツールの専門業者の意見も取り入れながら決めると良いでしょう。テストに参加するメンバーには良かった点や悪かった点などのヒアリングを行い、本番稼働できそうか、内容を改善・再考する必要があるのか判断します。

成果が挙がっているようであれば、ヒアリングの内容を取り入れて業務フローを改善した後で本番稼働に移行します。あまり成果につながらないようであれば、内容をあらためて精査した上で再度テストを行うか、導入を断念するかを判断します。

3.本番稼働

無事テスト導入で十分な成果を得られたら、本番稼働に移行します。テスト導入よりも大幅に規模が大きくなるため、入念な事前準備を行いましょう。特に誰でも使いやすいようにマニュアルを整備したり、社内にRPAの導入を周知したりする施策は重要です。

せっかく導入したにもかかわらず、使われなければこれまでの開発工数やRPA自体の導入費用が無駄になってしまいます。RPAを利用するメンバーに研修を実施してトレーニングを行うことはもちろんですが、できる限り社内全体を巻き込むことがスムーズにRPAを社内に浸透させるポイントです。

現場の運用が変わると新たに覚えなければならないことが増えるため、目的をしっかりと説明しなければ反発が起こるリスクもあります。「RPAの導入によって〇〇の業務が〇時間削減される」「コストを〇%削減できる」など、具体的な数値で説明するのが効果的です。

4.運用・保守

運用が始まったからといって終わりではなく、定期的にRPAを導入した目的を達成できているかどうかを確認したり、業務フローが古くなっていないかどうかを確認したりする必要があります。

期待していた成果を達成できていない場合はRPAの設定を見直したり、業務効率が落ちてきているなら業務フローをより洗練させたりする作業が求められるでしょう。RPAのノウハウを持った人材が社内にいない場合は自社だけでは対応しきれない部分も出てくるため、サポートしてくれる業者としっかり連携体制を確認しておくことが大切です。

RPAを導入する際は、できるだけCoEと呼ばれる社内のRPAの導入を管理する専門チームを設置することが望ましいとされています。RPAの導入はさまざまな部門が連携しなければ成功につながりにくいため、スムーズな仲介を行う役割が必要になるからです。

プロがおすすめする失敗しないRPAツールの選び方

ここまでRPAとは何か？導入メリットや導入事例、失敗しない導入フローについてご紹介してきました。ある程度RPAツールを導入していくイメージが膨らんできたのでないでしょうか？ しかし、先ほどご紹介したようにツール選びがゴールではなく、初めて導入する方にとっては、導入してから運用までサポートしてもらえるほうが安心でしょう。実際に、RPAツールの導入に失敗しやすい企業の特徴として、「価格の安さで選ぶ」ということが挙げられます。

たしかに導入価格が安価なツールは一見すると魅力的に映ります。しかし、自社の業務を自動化するにあたって適した機能が搭載されていなかったり、サポート体制が整っていない業者だったりすると導入効果は半減してしまいます。

RPAツールはできるだけ多くの業務をロボットに代用できるツールであるほど、コストパフォーマンスが高まります。そのため、導入費用だけにとらわれるのではなく、「自社の業務効率化を十分に達成できるツールかどうか」を見極めることが最も重要です。

それぞれのRPAツールの機能の違いなどやサポート体制などもふまえて、コストと機能のバランスを取りながら選定することが大切です。

RPAツールの中にはオープンソース（ソースが公開されていて自由にカスタマイズできるもの）もあるため、自社にスキルの高いエンジニアがいるのであれば社内で開発を行う選択肢もあるでしょう。

とはいえ、十分なノウハウがなければ実用的なRPAツールを開発することは難しく、一般的にはRPAツールを扱う専門業者に依頼する場合が多いといえます。専門業者と連携してRPAツールを導入するのであれば、しっかりと業務分析やサポートを行ってくれる企業かどうかを含めて検討することが重要です。

【Q&A】よくある質問を一問一答でまとめました

Q. RPAとは？

A. 業務を自動化するソフトウェアロボットのことです。

Q. RPAを使うと何ができる？

A. 業務の効率化やコスト削減が図れます。

Q. RPAツールを提供する方法には何がある？

A. クラウド型、デスクトップ型、サーバー型の3種類。

Q. RPAを初めて導入する際に重要なことは？

A. ITベンダーや専門業者などのプロの意見を取り入れた業務分析が最も重要です。ツール選びだけでなく、どれだけ並走してくれるか、最終的な導入成功による費用対効果の最大化がポイントです。

Q. RPAツールを選ぶ際に重要なポイントは？

A. 導入費用などの価格だけではなく、自社の業務に適しているかを見極めることが大切。そもそもRPAではないほうがいいケースもありますので、複数ツールを扱っているなど第3者的視点でプロが並走してくれることが重要です。