オンラインストレージとは?クラウドストレージとの違いも解説
最終更新日:2022.06.30

オンラインストレージとは?メリット・デメリットをわかりやすく解説


オンラインストレージとは、インターネット上にデータやファイルを保存するクラウドサービスです。パソコンからスマートフォン、タブレットなどあらゆる端末からデータやファイルの保存や共有ができます。

近年、オンラインストレージの利用は個人・法人問わず広がっています。当記事では、オンラインストレージの導入を検討している方に対して、オンラインストレージとは、という基本的な部分から、メリットやデメリット、選定のポイントまでをわかりやすくお伝えします。

Contents

オンラインストレージとは?クラウドストレージとの違いも解説

オンラインストレージとは?クラウドストレージとの違いも解説 オンラインストレージとは、「インターネット上にデータやファイルを保存する場所」です。写真や動画、自身で作成したWordやExcelなどを手元のPCやハードディスクなどに保存するのではなく、インターネットを活用してオンライン上に保存できます。

オンラインストレージ図解解説

上記の図解のように、オンラインストレージ上にデータが保存されているため、インターネットに接続できる環境さえあれば、いつでもどこからでも確認が可能です。例えば、パソコンで作成したPowerPointの提案資料をオンラインストレージに保存し、外出先からスマホで保存されているオンラインストレージにアクセスし、内容を確認するなどができます。

個人ユーザーや企業など、さまざまシーンで利用されています。

クラウドストレージとは同じ?

オンラインストレージと似た言葉として、クラウドストレージがあります。クラウドストレージ とは、「クラウド上で利用できるデータやファイルを保存する場所」です。クラウドストレージ、オンラインストレージのどちらもインターネットを利用するもののため、呼び方の違いはあれど用途は同じです。

こうしたインターネットを利用したサービスは「クラウド」と呼ばれる技術を利用しています。クラウドとは「ユーザーがインターネットを利用して活用できるサービス」です。

例えば、Googleが提供しているGmailはクラウドで利用できるサービスの代表例と言えます。なぜなら、自身のパソコンやスマホから、インターネットブラウザにアクセスして利用しているサービスだからです。このように、インターネットに接続して活用できるサービスを「クラウドサービス」と言い、現在では幅広く利用されています。

こうしたクラウド技術を利用し、インターネット上にファイルなどを保存するサービスとして提供されているのが、オンラインストレージです。

個人・法人における実際の活用方法・事例

個人ユーザーや企業での活用事例を解説 オンラインストレージには個人向け・法人向けで、さまざまなサービス形態があります。それぞれ適している活用シーンが異なりますので、事例を交えて確認しておきましょう。

個人ユーザーのオンラインストレージ活用事例

旅行先で撮影した写真をオンラインストレージに保存する

旅行先で自身のスマホで景色や料理、友人との思い出などを写真に残す人は多いでしょう。しかし、撮影した写真の枚数が多ければ多いほど、端末の容量が圧迫されてしまい、泣く泣く撮影した写真を消去するなんてこともあります。こうした事態を避けるのに利用できるのがオンラインストレージです。無料で利用できるオンラインストレージでも多くの写真を保存できます。オンラインストレージを活用することで、スマホの容量を気にすることが少なくなるでしょう。

法人のオンラインストレージ活用事例

チームでのファイル共有に利用する

チームでプロジェクトを進める場合、議事録や提案資料、予定管理表、進捗状況などさまざまファイルやデータを扱います。これらをオンラインストレージに保存するだけで、簡単にチームのメンバーと共有できるので、作業の効率化につながります。例えば、会議で打ち合わせ内容を記載した議事録をその場でクラウドストレージで共有すれば、参加できなかったメンバーも外出先で簡単に確認が可能です。また、ファイルの種類に限りはないため、Word、Excel、PowerPoint、PDFなどあらゆるファイルで保存と共有ができます

ここで紹介した個人・法人の活用事例はごく一部ですが、上記の事例だけみてもメリットを感じる方は多いのではないでしょうか。ただし、オンラインストレージにはその他にもメリットがあるので、次項で詳しく見ていきましょう。

ファイルの共有やバックアップが可能!5つのメリットを紹介

ファイルの共有、共同編集、自動バックアップなどメリットを紹介 オンラインストレージの主なメリットは下記の5つです。

  • ファイルの共有、共同編集がおこなえる
  • データのバックアップができる
  • サーバー管理、運用が不要
  • コスト削減につながる
  • ファイルが一元的に管理できる


それぞれ確認していきましょう。

1.ファイルの共有、共同編集がおこなえる

オンラインストレージはインターネット上でつながっているため、ファイルの共有、共同編集が容易におこなえます。拠点が離れている人ともリアルタイムでファイルの共有から編集ができるのは大きなメリットでしょう。例えば、東京で作成したファイルを大阪や福岡など複数拠点にいる人と共有し、ファイルの内容についてテレビ会議をしながら同時編集をするなども可能です。

さらにパソコンだけでなく、スマホなどインターネットに接続できる端末であればどこからでも確認ができるので、ファイルを更新するたびにメールで共有するなどの手間がかかりません。そのため、作業効率が上がっていきます。

2.データのバックアップができる

オンラインストレージはクラウド上での保存になるため、データのバックアップが可能です。もしパソコンが破損した場合でも、クラウド上にデータが残っているため、データ消去や災害によるデータ消失の心配がなくなります。

オンラインストレージに保存されているデータは、更新される度に自動で最新の状態になるため、バックアップ機能に優れていると言えるでしょう。

3.サーバー管理・運用が不要

オンラインストレージはサーバーの設置が必要ありません。なぜなら、すべてクラウドにデータを管理、共有をするためです。それにより、サーバー管理やメンテナンス対応、トラブル発生時の対応などが不要になります。

オンラインストレージは、サービスを提供している企業が管理や運用をおこなうため、自社の担当者の負担軽減につながります。そのため、これまでの管理にかけていた時間で他の業務に充てられるなど、業務効率化にもつながるでしょう。

4.コスト削減につながる

オンラインストレージはサーバーの設置が必要がないため、導入にかかる初期費用を抑えることができます。サーバーを設置する場合だとセキュリティの安全性やデータ保存容量の確保など、あらゆる面での費用がかかってしまい、導入費用が予算を超えてしまうなども考えられます。

一方、オンラインストレージでは事業者が提供しているサービスを利用するので、こうした初期費用がほとんどかかりません。さらに、オンラインストレージの利用は月額料金制のため、月々のコストを導入時に計算しやすいのも大きなメリットと言えます。

5.ファイルが一元的に管理できる

オンラインストレージを利用することでファイルなどが一元的に管理できます。会社が複数の拠点を構えている、複数の部署が存在している場合でも、保存先はオンラインストレージに集約されるので、個別に保存する必要がなくなります。

従業員もファイルの保存先に迷わない、必要なファイルがスムーズに見つけられるなどのメリットがあります。

セキュリティリスクも?3つのデメリットを紹介

3つのデメリットを紹介 ここまではオンラインストレージのメリットを紹介してきました。利便性が高く、多くのメリットがあるオンラインストレージですが、当然デメリットとなりうる要素もいくつかあります。

主なデメリットは下記の3つです。

  • セキュリティリスクがある
  • カスタマイズができない
  • 障害発生時に対応できない


それぞれ詳しくみていきましょう。

1.セキュリティリスクがある

オンラインストレージはインターネット上にデータが保存される分、ハッキングの対象となりえます。そのため、強力なセキュリティ対策が不可欠になります。

セキュリティ対策としては、ログ管理やアクセス制限などを施しているサービスを選ぶといいでしょう。また、パスワードの管理も重要です。IDとパスワードがわかっていれば、本人でなくてもアクセスができてしまうため、管理は厳重にしておく必要があります。

オンラインストレージを導入する際は、どのようなセキュリティ対策を施しているか必ず確認しましょう。

2.カスタマイズができない

オンラインストレージのカスタマイズは不可能です。事業者から提供されているサービスをそのまま利用するため、導入前にどのサービスが自社にとって使いやすいかなどを比較検討しましょう。

導入を考えているオンラインストレージにはどのような機能が備わっているのか、自社に必要な機能を網羅しているかなどを確認するといいでしょう。

具体的な検討時に確認したいポイントについては次項で紹介していきます。

3.障害発生時に対応ができない

先述したようにオンラインストレージは自社での管理が不要です。その分、オンラインストレージに障害が発生した場合は、自社で対応ができないため、事業者による対応を待つのみになります。利用しているオンラインストレージに障害が発生した場合、業務が止まってしまうことも考えられます。障害発生時などには、事業者がどのような体制を整えているかなども確認しておくといいでしょう。

オンラインストレージの選び方とは?選定ポイントを解説

オンライン(クラウド)ストレージを選ぶ際のポイントを解説 ここまでオンラインストレージのメリット・デメリットについて見てきました。オンラインストレージのメリットを最大限に享受するには、選び方が非常に重要だと気づいている方も多いのではないでしょうか。

オンラインストレージには数多くのサービスが存在しています。数多くのサービスから最適なものを選べるよう、ここではオンラインストレージの選定ポイントとして以下の項目をご紹介します。

  • データ容量
  • 費用
  • セキュリティ対応
  • 利便性


それぞれ一緒に確認していきましょう。

1.データ容量

データ容量は必ず確認しなくてはいけない項目です。なぜなら、運用をしていく際に容量不足による業務が滞ってしまう可能性があるからです。そのため、まずは自社で扱っているデータを把握し、そのすべてが保存できる容量が使えるオンラインストレージを選ぶ必要があります。

オンラインストレージの中には、データ容量無制限で扱えるサービスも存在しています。会社の規模が大きい、大きなデータのやり取りが頻繁にあるなどの場合はおすすめです。

一方、5~15GBなどデータ少容量のプランを提供しているサービスもあります。これらは無料で使えることが多いため、個人で利用するのを検討している方におすすめです。具体的にはGoogleドライブやDropboxなどのサービスが挙げられます。

2.費用

費用面も重要なポイントです。特に企業で導入を考えている場合、有料プランを利用することがほとんどでしょう。

オンラインストレージは月額利用料による運用で月々のコスト面に関わってくるため、中長期的な視点から導入を考えなければ、結果的に費用対効果が悪くなってしまう可能性もあります。また、オンラインストレージの料金は、保存容量や利用できる人数が多いほど高額になっていきます。

そのため、データ容量や利用人数を正確に把握し、各サービスの料金を比較するのが重要です。

3.セキュリティ対応

オンラインストレージではセキュリティ面に一層の注意が必要です。なぜならハッキングなどの攻撃によって情報漏えいの恐れがあるからです。

具体的なセキュリティ対策としては、ファイル情報を暗号化する機能が付いているか、利用者認証が行われているか、ログ機能が付いているかなどを確認するといいでしょう。加えて、障害発生時のサポート体制がどのようになっているかを確認するのも重要なポイントです。

自社のセキュリティーポリシーと照らし合わせて、適切なサービスを選択しましょう。

4.利便性

オンラインストレージを導入する目的のひとつとして、業務の効率化が挙げられるかと思います。クラウドストレージの利便性は、導入後の業務効率に大きく直結します。

例えば、専用のアプリがありスマホでも利用できるかどうかなどです。外出先やリモートワークを行う際などに、スマホで内容を確認できる、その場で簡単に共有や編集ができるなどは業務効率に差をもたらします。

他にも自社にとって必要な機能を備えているサービスはどれになるのかなど、利用シーンを想定しながら選定するといいでしょう。実際に現場の社員にアンケートを取るなどして、生の声を聞くことでどのような機能が求められているのかが見えてきます。

おすすめオンラインストレージサービス5社を徹底比較

おすすめオンラインストレージサービス5社を比較 本項ではおすすめのオンラインストレージサービス5社の機能を紹介、比較していきます。

オンラインストレージには個人で無料利用できるものから、法人向けのサービスまでさまざまです。前項で紹介した選び方のポイントを意識して、最適なオンラインストレージを探していきましょう。

1. Google Drive

Google DriveはGoogle社が提供しているオンラインストレージです。Googleアカウントを所有していれば、誰でも簡単に利用を開始できます。個人向けの無料プランから企業向けの有料プランまであるため、自社に合ったプランの選択が可能です。

法人向けのプランであれば、Google Driveのみだけでなく、GmailやGoogleカレンダーなど他の機能も合わせて利用できるため、コストパフォーマンスが高いサービスになっています。

個人 法人
容量 15GB 30GB~無制限
費用 無料 680円~2,040円(月額)/1名
セキュリティ


Google Driveの公式サイトはこちら

2.OneDrive

OneDriveはマイクロソフト社が提供しているクラウドサービスです。無料で利用できる個人向けのものから、Microsoft Teamsも利用できる企業向けのもまで多数のプランがあります。マイクロソフト社のサービスのためWordやExcel、PowerPointなどと親和性が高いのが特徴です。

個人 法人
容量 5GB~1TB 1TB
費用 無料~1,284円(月額) 549円~1,360円(月額)/1名
セキュリティ


OneDriveの公式サイトはこちら

3.Dropbox

Dropboxは世界で6億人以上のユーザーが利用するがストレージサービスです。SlackやGoogle Cloud、Salesforceなど多くのサービスと連携ができるため、利便性が非常に高いのが特徴です。またマルチデバイスに対応していることに加え、誤って削除してしまったファイルの復元機能なども備えています。

個人 法人
容量 2GB~2TB 3TB(3,000GB)
費用 無料~1,200円(月額) 1,250~2,000円(月額)/1名
セキュリティ


Dropboxの公式サイトはこちら

4.box

boxは政府関係から国家機密を扱う大企業まで利用している、セキュリティ面の評判が高いオンラインストレージサービスです。個人向けの無料プランでも10GBまで保存ができ、企業プランではあらゆるサービスと連携させることで、業務の効率化が可能となっています。

個人 法人
容量 10~100GB 無制限
費用 無料~1,200円(月額) 1,710円~4,200円(月額)/1名
セキュリティ


boxの公式サイトはこちら

4.セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは法人向けに特化されたオンラインストレージサービスです。オンラインストレージをはじめて導入する場合でも、専用サポートやカスタマーサクセスチームによる手厚いサポートが受けられます。

セキュリティ面も優れていて、24時間365日障害対策と運用監視体制がなされているオンラインストレージとなっています。

個人 法人
容量 5GB 100GB~無制限
費用 無料 100GB:15,000円
500GB:35,000円
無制限:要問合せ
セキュリティ


セキュアSAMBAの公式サイトはこちら

まとめ

オンラインストレージは単純なファイル保管だけでなく、簡単に共有ができる、共同編集ができる、どこでもファイルの確認が可能、運用管理のコスト削減など、さまざまなメリットをもたらしてくれます。

しかし、オンラインストレージを導入することが目的では意味がありません。導入後にどのようなシーンで活用できるのか、どのような業務効率化が可能かを想定することで、自社に導入すべきオンラインストレージが見えてきます。

ぜひ選定ポイントを確認した上で、オンラインストレージを導入してみてください。

よくある質問

オンラインストレージとは?

オンラインストレージとは「インターネット上にデータやファイルを保存する場所」です。写真や画像、動画などファイルからWordやExcel、PDFなどの保存も可能です。また他の人との共有する機能もあります。

オンラインストレージとクラウドストレージの違いとは?

結論を言えば、違いはありません。どちらもインターネットを利用してファイルやデータを保存、共有するものです。呼び方は異なりますが、内容は同じになります。

クラウドとは?

クラウドとは「ユーザーがインターネットを利用して活用できるサービス」です。オンラインストレージもクラウドの技術を利用して、インターネット上で展開されています。

オンラインストレージのメリットは?

「ファイルの共有、共同編集が行える」「データのバックアップができる」「サーバー管理・運用が不要」「コスト削減につながる」「ファイルが一元的に管理できる」などが主なメリットです。

オンラインストレージのデメリットは?

「セキュリティリスクがある」「カスタマイズができない」「障害発生時に対応できない」などが主にデメリットになりうるポイントです。とはいえ、セキュリティ面は非常に強力なオンラインストレージが多く、障害発生に関しても万全の準備がされているものがほとんどです。過度に心配する必要がないでしょう。

オンラインストレージの選ぶポイントは?

「データ容量」「費用」「セキュリティ対応」「利便性」などが主な選定ポイントです。オンラインストレージは無料で使えるものもありますが、料金だけで判断せず、選定ポイントで紹介した項目を総合的に見なければいけません。もし、料金面だけで選んでしまうと、無料だけどデータ容量が足りなくなってしまった、などの事態に陥る可能性もあるので注意しましょう。

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