RPA導入失敗の事例や原因を解明
最終更新日:2022.01.04

RPAの失敗事例で学ぶデメリットと対応!導入前に要チェック


2022年現在、AIやIoTという言葉と共にRPA(Robotic Process Automation)についても、新聞やインターネットの記事で目にする機会が多いですよね。

日本は人口減少や少子高齢化の渦中にあり、今後多くの企業で人手不足が深刻になる可能性が高いです。そのため、企業の生産性向上のためにもRPAツールを使用した業務効率化が急務となっています。

しかし、いざRPAを導入するとなった場合には、下記のような不安な点があるのではないでしょうか?

「RPA導入はコストが掛かるので失敗を避けたい」「RPA導入後、ちゃんと運用できるか不安」

今回は上記のような考えの方に向けて、RPAの導入失敗における原因と対策方法について事例を交えて解説します。最後までお読みいただければ、RPAを導入するにあたって失敗を避ける方法が明確になるので、ぜひご一読ください。

Contents

RPAのデメリットは?必ず業務効率化ができる万能ツールではない

RPAツールのデメリットをご紹介 ここでは、RPAのデメリットについて解説します。RPAのデメリットを押さえておくことで、導入後に起こる失敗を避けられる可能性が上がるので、しっかりと確認していきましょう。

デメリット1. 業務が停止する可能性

RPAはITシステムですので、ロボットのシステム障害や異常停止、災害やサイバー攻撃などが発生しシステムがダウンした場合には作業が止まります。また、サーバーの能力を超えるような動作を実行した場合にも急遽ダウンしてしまい、データ自体を失ってしまう可能性もあります。

デメリット2. 情報漏洩のリスク

繰り返しになりますが、RPAはITシステムであるため、不正アクセスの被害に遭う可能性があります。不正アクセス被害に遭うと、情報漏洩のリスクも高まります。例えば、システムへのログインが必要な業務に対してRPAを設定すると、ログインに関わる情報も記録されるでしょう。そのような情報が漏洩し、社内の情報にアクセスされてしまう危険性があります。

セキュリティ面の強度は、RPAツールの種類によって異なりますので、導入前によく確認しておきましょう。

デメリット3. 業務がブラックボックス化する(中身や構造がわからなくなってしまう)懸念

RPAによる自動化は指示をしなくても自動で業務が進むため、そのまま業務を任せ続けてしまうことが多くなります。また、運用担当者も固定されることが一般的です。

よって、運用を担当している担当者が異動や退職することになってしまった場合、情報の共有が正しく行われないと、業務がブラックボックス化してしまいます。

RPAに任せている業務がブラックボックス化してしまった場合、業務プロセスの見直しやシステムのバージョンアップなど含めた更新を行うことができなくなることも。また、RPAツールのメンテナンスや復旧などをする場合にも、対応が進まないことも考えられます。

担当者が変わる際には、細かい部分まで引き継ぎをおこない、ブラックボックス化しないように注意しましょう。

デメリット4. 間違った作業でもそのまま続けてしまう

RPAのロボットは、指示されている業務内容をそのまま正確に行うので、指示している内容が誤っていた場合でも、途中で止まることなく間違った処理を続けてしまいます。上記により、大きなトラブルに発展する可能性もあります。また、業務フローが変わった場合にも同様に誤った業務がRPAで継続されてしまうため注意が必要です。

デメリット5. 費用対効果が良くない場合もある

そもそもRPAのツールは、無料のものもあります。ただし、導入時の人的コストもふまえると、年間で最低でも数十万円を要します。RPAに任せる業務が適切でなければ、想定よりもRPAの活用が進まず結果的に掛けたコストに対する効果を得られません。

そのため、業務フローの分解とRPA活用方法を明確にし、費用対効果を測る必要があります。

以上、RPAのデメリットを5つ紹介しました。

RPAを導入し活用するには相応の費用が発生します。既存業務の洗い出しからRPAのツール選定、指示書の作成やロボット作成、動作テストや導入後の研修から運用管理まで長く多岐に渡ります。

RPAの導入に失敗しないよう、どのような業務を効率化するのかはよく検討しておく必要がありますね。

RPAの失敗事例を学ぶ!原因まで追求

よくある失敗とその原因を事例をもとに解説 ここではRPA導入時における失敗事例と、運用時における失敗事例について解説します。

導入時における失敗事例

業務プロセスを可視化せずにRPAを導入した事例

RPAを活用する場合は、業務プロセスの可視化が必須です。

多くの企業で失敗となる原因はここにあります。企業によっては、隣の部門の作業を知らない従業員も多く、同じ部門間でも業務の属人化により作業内容が不明なことが多いです。それにより、人的な判断が必要な作業についても不明な状態となります。

RPAには活用に適した業務とそうでない業務があり、特に人的な判断を必要とするものについてはRPAで代替することはできません。もし、業務プロセスが可視化されておらず、RPAに適さない業務について自動化を検討していると、いざ導入した時に思っていた効果と違ったということになってしまいます。

そのため、まずは業務プロセスを可視化し、RPAの活用に適した業務のみを自動化するようにしましょう。

RPA導入における現場の理解不足

失敗例として多いのは、経営層がRPA導入後の効果を期待していても、現場の理解不足でうまく進まないケースです。

現場の社員はそもそも、RPAの効果を理解していても導入に批判的な場合があります。それは、RPA導入により自分たちの仕事がなくなってしまうへの懸念です。

実際に導入した企業でも、業務効率化による自分の仕事がなくなる不安や懸念から活用が進まず失敗となってしまった失敗があります。本来、RPAの導入はルーティンワークなどの作業を効率化し、空いた時間でより重要度の高い業務に取り組んでもらい、社員の生産性を上げて企業の業績向上にも役立つものです。

そのため、導入前には現場の社員へのヒヤリングを行い導入目的の理解を促し、RPA導入後の現場社員の業務イメージからメリットまで明確にしましょう。

RPAロボットの作業領域を理解していない

そもそも、RPAが代替できる作業領域には限りがあります。基本的なことですが、主にRPAで代替できる作業領域はルーティンワークのような単純業務です。入出力のフォーマットが確定している業務が対象になります。

上記のようなRPAに対する理解が甘いと、実際に導入した場合に失敗する可能性が高いです。

大企業では、試験的に特定の部署でRPAツールを導入することもあるでしょう。しかし、一部の部署で導入した例を元に他部署に横展開しようとしたら、他部署では業務の内容が大きく異なり導入が進まなかった失敗例があります。そのため、事前にRPAがどのような業務を自動化できるのか調べることがおすすめです。

では、具体的にはどのような失敗事例があるのでしょうか?次項では、RPA運用時における失敗事例をみていきましょう。

運用時における失敗事例

業務体制が構築されておらず野良ロボット(管理者不在になったRPAロボット)が発生

RPAロボットの管理体制においてITに強くない社員が担当であったり、担当者が頻繁に入れ替わったりするなどの事態が起こると、業務が統制されず野良ロボットの発生率が高まります。

予測していない行動を起こす野良ロボットの発生が、結果として業務全体をストップさせてしまうこともあるので、管理体制については複数名で行うなど、事前の準備が大切です。

頻繁なメンテナンスで業務時間が増加

RPAによる業務の自動化は、一度設定すれば終わりではなく定期的なメンテナンスが必要です。

業務の手順が変更になればその都度再設定する必要があるので、頻繁に業務フローが変更になる場合は頻繁なメンテナンスが発生し業務時間が増加してしまいます。結果的に、RPAの管理工数が大きくなり、負担となるでしょう。

また、小さなエラーや誤作動が起きる可能性もゼロではありません。RPAへの指示内容に誤りがあった場合もそのまま処理が進んでしまいます。その結果、ミスが大量発生し回収作業が大変なことになる失敗例も。

RPA導入時には、定期的なメンテナンスを想定の上でよく検討する必要がありますね。

RPAの追加費用を導入計画に組み込まなかった

RPAを運用している間に企業として業務内容に大きな変更が発生した場合には、これまで利用してきたRPAの機能だけでは不十分なことがあります。

そのような場合、現在使用しているRPAをカスタマイズして自社仕様の機能を追加したり、新しいツールに切り替えたりすることで大きな出費になってしまう失敗例があります。

今後、業務フローに大きな変更が発生しそうかを考えてからRPAの導入を進めることでこのような失敗は避けられるでしょう。

導入成功の秘訣とは?5つのポイントをご紹介

RPAツール導入の秘訣!5つのポイントをご紹介 ここでは、RPA導入を成功させるために、事前に想定し準備しておくべきことについてお伝えします。5つのポイントは以下のとおりです。

  • 業務プロセス分析によるRPA導入の具体化
  • RPA導入後のイメージをふまえたツール選定
  • テスト運用(スモールスタート)
  • 運用改善と定着化
  • RPA導入における目標設計と成果の効果測定


それぞれみてきましょう。

ポイント1. 業務プロセス分析によるRPA導入の具体化

RPAは事前に設定した内容に基づいて業務を実行します。まずは、業務プロセスに沿って作業内容を細かく洗い出し、業務の中にどのような作業があるのかを知ることが大切です。

そして、洗い出した作業リストの中からRPAに向いているものをピックアップし、どの業務を効率化したいか現場の要望を踏まえつつ絞り込みます。

また、RPAを導入するにあたって最も重要なことが運用計画です。導入を検討する段階で、しっかりと業務整理行ってから運用計画へと移りましょう。

ポイント2. RPA導入後のイメージを踏まえたツール選定

RPAは用途に応じてさまざまな種類があります。もし、導入の目的や要件にずれがあると、RPAの導入効果が得られにくくなる可能性が高いです。

そのため、適切なRPAツールを選ぶには「どの業務を」「どのような目的で」効率化するかを明確にしておく必要があります。以上をふまえ、RPAツール導入時には以下の観点を忘れずに確認しましょう。

  • RPAを導入したい業務の特性について
  • 自由度が高いRPAツールでなければ自動化が難しい業務なのか、パッケージ化された一定程度の制約があるRPAツールでも自動化できるかを検討します。
  • RPAを使用予定の従業員数
  • 導入部署におけるRPAツール利用者の見込み数を把握して導入のコストを算出します。
  • RPA導入と費用対効果について
  • RPA導入について費用対効果を考える場合、自動化によって得られる効果を金額ベースに見積もる必要があります。


自社の目的に合うRPAツールを選定できるよう、是非参考にしてみてください。

ポイント3. テスト運用(スモールスタート)

導入候補のRPAツールが決まったら、本格導入する前にテスト運用を行い、自社業務とRPAツールとの相性をチェックします。RPAの導入でよくあるトラブルが、思ったとおりにRPAツールが動かないというものです。

一見、業務にバランス良くRPAを導入できているように見えても、ある業務プロセスの途中で自動化できずに止まってしまうことがあります。そのため、本格導入する前にトライアル導入をして、自社の業務を予定どおりに自動化できるかをしっかり確認しましょう。

テスト運用の過程で、RPAを運用する従業員に向けてマニュアルを作成、RPAの操作方法などの研修を実施し、本格的な導入に備えることも重要です。

ポイント4. 運用改善と定着化

RPAツール導入後は、RPAで行われる業務の状態を把握して、実際にどれぐらいの業務が効率化できているかを評価・分析します。ただ導入したら終了というわけではなく、RPAを運用している間には保守・運用・改善が必要です。

保守とはメンテナンスを指しますが、この保守運用がRPA導入の最重要ポイントと言えるでしょう。定期的なメンテナンスにより、小さなミスやエラーを改善でき、大きなトラブルを未然に防げます。最終的には社内全体にRPAの運用を定着させるため、従業員へのサポート体制を整えます。

運用からサポートまで行い定着が進めば、RPAの効果を最大限に発揮できるでしょう。

ポイント5. RPA導入における目標設計と成果の効果測定

RPAの導入前からどの程度の業務効率化、生産性の向上を果たせるかを計画し、その具体的な目標設計を行います。その目標に対する成果の計測を実施して、効果の測定を行いましょう。

この目標が達成されなければRPAの導入が成功したとはいえません。目標によって異なりますが、一般的な成果の計測項目は次のとおりです。

  • RPA導入前と導入後で業務にかかる時間の計測
  • 自動化されたことで生み出された業務の利益の計測
  • 従業員満足度


RPA導入で自動化され、空いた時間にほかの業務を行って得られた利益を計測します。RPAのメリットは、自動化による人件費の削減だけでなく、自動化で得られた時間でより生産性の高い業務を行えるようになる点もあるためです。

さらに、RPA導入の成果は、従業員の単純なルーティンワークからの解放、本来の業務に集中できる環境構築などによる従業員満足度の向上にも期待できます。

そのため、定期的に従業員満足度調査を実施し、RPA導入による満足度を計測するのがおすすめです。

ポイント6. サービス会社のサポート

RPAツールに精通しているエンジニアが自社にいない場合、サービス会社のサポート体制は非常に重要なポイントとなります。というのも、自社にRPAの作成や運用を担えるエンジニアがいれば自社の要望に合わせて導入できますが、そうでない場合はサービス会社など外部のサポートが必要不可欠であるためです。

もしサポート頻度が少なかった場合、「導入から運用までかなりを時間をかけたが、成果がほとんど出なかった」なんてことにもなりかねません。そのため、自社に運用・保守を担えるエンジニアがいない場合は、手厚いサポートで並走してくれるサービス会社を選びましょう。

以上、RPA導入成功に向けて考えるべきポイントのご紹介でした。

実際に今ご紹介したような点に気をつけてRPAツールを導入し、成功した事例も数多くあります。以下のページでは、RPAの導入成功事例を総務・事務、広告運用から営業活動、ECサイトまで幅広く取り扱っています。

RPAツール導入による成功イメージをふくませたい方にはぴったりの内容となっていますので、ぜひご覧ください。

業務効率化>RPA
RPA活用事例を総まとめ!事務/総務から広告運用や営業まで効率化
こちらのページはRPA導入後のさまざまな活用事例を詳しく解説をしている記事です。


そもそも導入した方がいい?こんな場合は注意

そもそも導入しない方がよいかもしれない場合を解説 さて、これまで述べてきたのはRPA導入でよくある失敗事例でした。しかし、そもそも導入するかを考え直した方がよい場合もあります。

ここでは例を出しながら、RPA導入を再考した方がよい場合をご紹介していきますので、確認していきましょう。

現場のIT人材不足

現場のIT人材が不足している場合は、RPA導入で失敗してしまうケースが多いです。なぜなら、RPAの運用を開始するには最初に業務パターンをプログラミングする必要があり、このプログラミングに苦戦してしまうからです。

そのため、高度なプログラミング技術は必要ありませんが、基本的な知識は押さえておく必要があります。

現場の求める機能がない(効率化がそもそも難しい)

RPA導入が成功するか失敗するかは現場の社員が鍵を握っています。というのも、現場の求める機能がRPAにそもそもない場合は導入に失敗してしまうからです。

RPAは製品によって搭載されている機能が異なるため、自動化できる業務も限られます。経営層やRPAのベンダーが主体になって選ぶ場合、現場のニーズを把握しないまま導入してしまうと、RPAが現場で使えない・使われない、導入前よりも業務効率が落ちるなどの問題が発生してしまうでしょう。

現場のスタッフに詳しくヒヤリングの上で、業務内容は正確に洗い出す必要があります。

OCRやExcelで代替ができる

OCRやExcelなどで代替できたにも関わらず、多額の費用を掛けてRPAツールを導入した場合も失敗例として挙げられます。OCRを使えば、手書きや印刷された文字をスキャナやカメラなどで読み取り、デジタルの文字に変換できます。

また、プログラミングができる人材がいる場合には、Excelマクロを使った業務効率化を検討できるでしょう。このExcelマクロはMicrosoft社のExcelに標準装備されているツールのため、現在Officeツールを使用している場合はそのまま使えます。

特に、部分的な業務効率化においては、このExcelマクロを使って業務効率化を図ってみましょう。さらに、VBAプログラミング言語を理解していれば、より高度な自動作業も可能になります。

RPAツールの導入は初期費用はもちろん、運用していく上でも費用が掛かるものです。RPAの導入が目的になってしまわないよう注意が必要ですね。

初心者必見!RPA導入に失敗しないための6ステップ

RPA導入を失敗しないための6ステップ では、いざPRAツールを導入する場合、どのようなフローで進めていくことになるのでしょうか?ここではRPA初心者の方に向けて、以下の基本的な導入フロー6ステップについて解説します。

  • RPAで自動化する業務の洗い出し
  • 対象業務の想定工数を可視化する
  • RPAツールの候補を決定
  • RPA運用ルールの整備
  • RPAの導入・検証
  • RPAツール本格運用開始


RPAで自動化する業務の洗い出し

まずは、RPAで代替する業務の洗い出しを行います。このときに、できれば全社的に業務内容の洗い出すことがおすすめです。そうすることで、部門間をまたいでRPAを利用する際にも失敗する可能性が低くなるためです。

洗い出しをした上で、非効率、無駄な業務をRPAで代替できるか選定していきます。

対象業務の想定工数を可視化する

RPAツールで代替する業務の工数を明確にしておき、ツール導入後にどの程度業務工数を削減できたのかを可視化できるよう準備しましょう。削減できた工数が明確になれば、その時間に人件費を掛けることで、ツール導入によって削減できた人件費が明確になります。

導入コストを勘案して費用対効果を算出してみましょう。

RPAツールの候補を決定

RPAツールを提供している企業は多数存在し、年間で数十万円のものから数百万円単位で費用が掛かるものもあります。RPAで代替する業務内容によって求められるセキュリティ要件は異なりますし、運用する上で重要なサポート体制なども異なるため、コスト感と合わせて自社に合うサービスを検討しましょう。

RPA運用ルールの整備

RPAを運用する上での担当や管理者を選定し、運用におけるルールを策定しておきましょう。RPAツールの開発を行う企業は、上記の部分をサポートしてくれることもありますが、サポートの手厚さは各企業によって異なります。IT人材に不安を抱える企業は、事前にサポート体制については念入りに確認しておきましょう。

 

RPAの導入・検証

スモールスタートを軸に、テスト導入をしてみましょう。ここで大事なことは、自社業務とRPAツールの相性の確認です。事前に想定していたRPAツールに代替する業務も、場合によってはうまく合わないケースもあります。

テスト導入を行った上でRPA本格導入に進めるようにしましょう。

RPAツール本格運用開始

一定期間が経ったタイミングで、事前に想定していたとおりに工数削減が実現できているかチェックしましょう。RPAの運用開始は、あくまでもスタート地点です。事前に定めたルールなどを元に、着実に運用して定着させていくことが大切です。

このように、一連の流れを通してRPA導入を進めるわけですが、失敗や問題が発生するのは導入前ではなく導入後の運用です。そのため、自社と合うRPAツールの選定から、その後のサポート体制などを入念に調べて進めることが重要です。

実際に導入を検討される方には、下記のRPAツールの各社比較がおすすめです。自社に合うツールを探してみましょう。

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最後まで読んで頂きありがとうございました。

RPAでの失敗をなくすためによくある質問

RPAのデメリットは?

  • 情報漏洩のリスク
  • 業務がブラックボックス化する懸念
  • 間違った作業でもそのまま続けてしまう
  • 費用対効果が良くない場合もある


RPA導入で失敗する原因は?

  • 導入時:業務プロセスを可視化しない/現場の理解不足/RPAロボットの作業領域を理解していない
  • 運用時:野良ロボットが発生/頻繁なメンテナンスで業務時間が増加/維持管理費用を導入計画に組み込まなかった


導入成功の秘訣は?

  • 業務プロセス分析によるRPA導入の具体化
  • 適切なツール選定
  • テスト運用(スモールスタート)
  • 運用改善と定着化
  • 目標設計と成果の効果測定


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