RPA活用事例を総まとめ！事務・総務から広告運用や営業まで効率化

当ページを訪れた方は、RPAツール導入を検討しており、活用事例を知ることでより明確にイメージを膨らませたいとお考えかと思います。自社にRPAツールがどう活用できて、費用対効果は良いのか気になるところですよね。

もっとも、活用事例を知らずにRPAツールを導入してしまうと、「イメージしていた活用方法と違う」「RPA導入による費用対効果の改善が見られない」といった失敗をしてしまう可能性もあるので注意が必要です。

そこで、今回は自社でRPAツールの活用を具体的にイメージして頂くために、実際の活用事例をまとめさせていただきました。今回のRPAツール活用事例をお読み頂くことで、貴社での導入イメージが膨らませられるでしょう。

事務・総務はもちろん、広告運用や営業、ECサイトやWebサイトにおけるRPAツール活用事例まで余すことなくご紹介しているので、ぜひ最後までご一読ください。

RPAにはどんな活用方法がある？

近年、AIの発達によりRPAツールは注目を集めています。

ただし、基本的なRPAツール導入による代替業務は、単純作業や作業の工程が決まっている定型業務などです。主な例としては、下記のような業務があります。



これらの業務は企業活動全体の中で、一部を除き一定数ある提携業務ですね。そして、RPAツールの導入から得られる効果やメリットは下記が挙げられます。

• 人件費の削減
• 人的ミスを防ぎ、生産性の向上
• 対応スピードの向上
• 本来取り組むべき業務へ集中できる

これらのメリットがあり、大企業だけでなく、中小企業へもRPAツールの導入が加速しております。年商50億円以上の企業ではRPA導入率が2019年11月時点で25%でしたが、2022年には45%に伸びております。（参照： MM総研調べ：RPA国内利用動向調査2022）

それでは早速、次項からはRPA導入による成功事例をご紹介していくので、確認していきましょう。

事務・経理におけるRPAツール活用事例

ホワイトカラーの職種で代表的な事務、総務や経理などのバックオフィス業務ですが、これらの業務は定型化できるものが多く、RPAで代替しやすい業務です。

業界で言えば、銀行や保険会社などの金融機関、公務員など含めた自治体や大学などが挙げられます。これらの業種はRPAにより代替しやすい業務だと言えます。

それでは、具体的なRPAツールの活用事例を見ていきましょう。

事務系業務におけRPA活用事例

手続き関連書類の入力・登録業務をRPAの活用により自動化した事例

企業活動の中で取引先から送付される諸手続きの書類は、規模によっては膨大な量になります。それらの書類フォーマットは、ファックス（FAX）であったりエクセル（Excel）であったりPDFデータであったり、異なったフォーマットで送付されるのではないでしょうか。

上記のような手続き関連書類を取りまとめ、社内で管理するために入力・登録作業をしているのが事務員です。企業規模が大きくなることで手続きが増えれば増えるほど、掛かる工数は膨大になり、人の手によるミスも多くなります。

そこで、膨大な工数削減とヒューマンエラー減少を実現できるのがRPAツールです。下記は、実際に削減できる業務プロセスの例になっています。

• 取引先から送付される書類やメールの必要データをコピー
• 社内フォーマットに必要項目を登録

この業務をRPAツールで代替できます。RPA導入による代替で、事務員は細かな入力や登録作業の業務から解放され、本来取り組むべき業務に専念できるようになります。

また、RPAツールは24時間365日稼働可能です。もし、退勤に近い時間帯に取引先から書類が届いた場合でも、RPAツールを活用すれば、翌朝には登録完了させることもできます。

入退出データと勤怠データの整合業務をRPAで自動化した事例

規模が大きく従業員数も多い企業では、従業員のオフィスへの入退室記録と勤怠入力データを突き合わせる業務は膨大になります。特に、営業活動をしている社員は取引先に直接訪問するケースや出張などもあり、イレギュラーが発生することも多いですよね。

この業務を手作業で行っている企業では、カードキーによるオフィスへの入退出データと、勤怠管理システムに各社員が入力しているデータを付き合わせて確認をしています。

個別の従業員ごとにそれぞれ入力されている時間帯を確認し、大きくズレが生じている場合はそれに該当する従業員に確認する業務を行っています。

もし、この作業が100人単位になれば、大幅な工数が掛かることに加えて細かく大変な作業であることは容易に想像がつくでしょう。そこで、これら一連のプロセスを、下記の流れでRPAツールによる自動化をおこなったのです。



上記のような一連の業務をRPAツールにより自動化できたことで、大幅な工数削減とミス発生の防止、従業員のやりとり発生におけるストレス軽減を実現できました。

企業の規模が大きければ大きいほど、RPA導入による改善効果が大きい業務の一事例ですね。

経理業務におけるRPA活用事例

交通費の金額チェックのRPAで自動化した事例

従業員の営業活動などにより、各企業では交通費の精算業務がありますよね。従業員による訪問活動が多ければ、移動にかかる細かい経路などの内容が正しく入力されているかを確認するのは経理部門の重要な仕事です。

ただし、この業務には大変なストレスと工数が掛かります。

そこで、上記のような業務をRPAツールにより自動化すれば、下記の流れで最終的な確認作業のところまで一挙に進みます。



さらに、RPAなら人的なミスがなく正確に業務が行われます。このように、RPAツール導入により、業務がスピーディかつ正確に行われることに加え、細かい作業から解放される経理部門の人間にとっても大変嬉しい効果と言えるでしょう。

広告運用における活用事例

近年ではWeb広告の利用が拡大しており、2019年にはインターネット広告費がテレビメディア広告費を超えたというニュースも話題になりましたね。その背景もあり、広告運用に関連する業務においてもRPAを活用した自動化が進んでいます。

ここではその具体的な事例について紹介します。

Web広告運用におけるレポート作成業務にRPAを活用し自動化した事例

Web広告代理店でも、自社でWeb広告を運用している場合でも、広告運用においてはレポーティングを実施しての改善業務がとても重要ですよね。最新のデータを見ながら日々改善を行うために、以下のようなレポート作成業務が発生するわけです。

• 各Web広告管理画面からの必要なデータを抽出
• 抽出した内容をCSVにダウンロード
• CSVの内容を別フォーマットに転記

上記の業務を部署数や配信内容ごと、代理店様においては各クライアントごとですべて出す必要があり、それらの作業が毎日あると大変な作業量になります。そこで、これらもRPAツール導入による自動化に成功しました。

従来行われてきた人の目でチェックする手間も大幅に削減できた事例になります。

営業活動における活用事例

IT技術の発達によるDX化で営業活動の方法も多様化している中でも、実際の契約業務における手続き処理は大変ですよね。それらの細かい手続き契約関連業務も、RPAツール導入により代替可能な業務です。それでは実際の活用事例を見ていきましょう。

salesforce導入企業のRPA活用により業務効率化ができた事例

営業担当者は、新たに獲得した取引先についてさまざまな情報を入力する必要があります。小口取引の案件を数多く獲得するような企業であれば、作業量は多くなりミスも発生しがちです。

また、営業に従事する人員が多ければ、チェックする事務員の労力も多大なものになります。さらに、営業担当者が入力した情報に関する「表記ゆれ」の問題は、なかなか無くならないストレスの掛かる課題です。

そのような業務は、下記ような流れでRPAツールを活用することで自動化に成功しています。



これら一連の流れで、表記ゆれの修正からその他の必要手続きまで、RPAにより自動でおこなう仕組みを作れました。ただし、反社チェックや与信調査サイトへのログインはWeb上にアクセスする必要があるため、RPAツールの種類によっては適用できない範囲となるため注意が必要です。

ECサイト・Webサイトの活用事例

今となっては、企業で公式ホームページを持っていないところはあまり見かけなくなりましたよね。インターネットが発達した現代で、企業のホームページから予約や問い合わせを受け付けたり、商品を販売していたりする企業においてはECサイトを設けている場合もあるでしょう。

下記はそのようなネット経由の手続きに関する、RPA導入事例となります。

RPAで在庫表や管理システムの連携を図り、一括管理を実現した事例

複数のECサイトプラットフォームを利用していたり、商品自体の数が多くあったりする場合にはそれらを管理する業務が膨大になるのがECサイト運営です。RPAツールの活用により、下記の流れで自動効率化できた事例です。

• それぞれの在庫情報を取得して管理票に転記
• システムに反映
• 在庫が規定の基準を下回った場合に発注担当者へ自動通知

RPAをECサイトに活用するのは代表的な事例の1つです。これまで商品の在庫管理業務を1時間に1回行っていた場合、それらを全てRPAツールで自動化することで大幅な工数削減が実現できます。

さらに、ヒューマンエラーによる在庫不足などの問題もRPAで改善されますね。もし多数の商品販売がある場合には、管理頻度自体をあげることもRPAツールなら可能です。

Webサイトの効果に関するレポーティングをRPAで自動化できた事例

自社のWebサイトやECサイトを管理している場合、それぞれのPV数や販売数などの細かい指数分析はとても重要です。それらの状況をチェックするためには、常に最新のデータを用いてレポーティングする必要がありますよね。

しかし、細かい数値を取得しわかりやすくまとめるのは、従業員にとって日々の工数を大きく奪われるものです。

そこで、データ取得などの業務をRPA導入により自動化し、毎日自動でレポートが作成されて分析できる状態を作りあげられました。業務のプロセスとしては、大まかに下記の流れです。

• 自社サイトをスクレイピング
• 必要なデータ抽出し所定のフォーマットに転記
• データ入力が反映され決まった見やすいフォーマットで確認可能な状態に

RPAを活用した自動化により、定期的に行われる会議では、必要なデータが最新の状態でまとまっている状態で分析可能になり円滑な会議運営を実現できたのです。

特に、自社でECサイトを運営している場合は、RPAの導入で各アイテムの売れ行き状況が簡単に把握でき、分析改善の案も出やすくなる効果もあるでしょう。

もう迷わない！自社に合ったRPA活用を

RPAツール導入による活用事例をそれぞれの業務別に見てきました。事例を元に、自社でのRPAツール活用についてイメージが湧いてきたのではないでしょうか？

実際のRPAロボットの導入にあたっては、自社業務プロセスの洗い出しから始まりシナリオ作成など、どのように業務の効率化を図るか事前の準備が大切です。それらを行うために、RPA導入時の各ベンダーや専門コンサルなど含め、サポート体制が各社であります。

しかし、会社によって詳細内容は異なります。最近ではAIを活用した高度なRPAもあり、RPAツールごとの内容比較については下記ページが参考になるのでぜひご覧ください。


初心者でも分かる
30社以上のRPAツール比較

最後まで読んでいただきありがとうございました。

Q&A よくある質問

RPAを活用しやすい業務は？

・ルール化が可能な業務
・繰り返しが多い業務
・パソコンの画面上で作業が完結できる

RPAを導入して活用することのメリットは？

・人件費の削減
・人的ミスを防ぎ生産性の向上
・対応スピードの向上
・本来取り組むべき業務へ集中できる

RPAを活用しやすい業界は？

銀行や保険会社などの金融機関、公務員などを含めた自治体や大学はRPAを導入・活用しやすいです。